VICMEDIA LTD, che opera con il nome commerciale Ooklo, tratta dati personali per conto proprio e per conto dei propri clienti e partner commerciali. Ci impegniamo a garantire che i nostri sistemi e le nostre prassi siano conformi al Regolamento generale sulla protezione dei dati (Regolamento (UE) 2016/679, il "GDPR").
Ooklo (di seguito "noi", "ci", "nostro") agisce in qualità di titolare del trattamento ai sensi del GDPR per i trattamenti descritti nella presente carta. Quando trattiamo dati per conto dei nostri clienti (ad esempio gli elenchi di clienti che caricano sulla piattaforma), agiamo in qualità di responsabile del trattamento, secondo le loro istruzioni.
Ci impegniamo a rispettare la normativa applicabile e a proteggere i dati personali dei nostri partner, fornitori, utenti, visitatori e di qualsiasi altro interessato ("tu", "tuo"). Il ruolo di Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO) è svolto internamente da VICMEDIA LTD.
1. Ambito di applicazione
La presente carta descrive il modo in cui trattiamo i dati personali tramite il nostro sito ooklo.com, la piattaforma Ooklo e l'Assistente Ooklo disponibile su Telegram e WhatsApp (insieme, il "Servizio").
Si applica a qualsiasi operazione ("trattamento") compiuta su informazioni che consentono di identificarti direttamente o indirettamente ("dati personali").
Quando forniamo servizi ai nostri clienti professionali, possiamo agire in qualità di responsabile del trattamento per loro conto. In tal caso spetta al cliente (in qualità di titolare del trattamento) informare gli interessati tramite la propria informativa sulla privacy.
2. Quali dati personali trattiamo e perché
In conformità al principio di minimizzazione dei dati, raccogliamo solo i dati strettamente necessari alla finalità perseguita e facilitiamo l'esercizio dei diritti da parte degli interessati.
2.1 Dati dell'account e di contatto
Quando crei un account Ooklo o ci contatti, possiamo raccogliere:
- Nome, cognome, indirizzo email;
- Numero di telefono, ragione sociale, ruolo, settore (facoltativi);
- Indirizzo di fatturazione e identificativi fiscali, se del caso;
- Qualsiasi messaggio o richiesta che ci invii, compresa l'iscrizione alla newsletter.
2.2 Caricamento di elenchi di clienti
I clienti di Ooklo possono caricare sulla piattaforma i propri elenchi di contatti (i loro clienti finali, potenziali clienti, iscritti) per realizzare le proprie campagne. Per questi dati il cliente che li carica agisce in qualità di titolare del trattamento e Ooklo in qualità di responsabile del trattamento, sulla base di un accordo sul trattamento dei dati (Data Processing Agreement).
2.3 Dati di potenziali clienti del Marketplace
Tramite il Marketplace di Ooklo, i clienti possono noleggiare insiemi di dati di potenziali clienti qualificati per la durata di una singola campagna. Tali dati provengono da partner autorizzati che operano sulla base di proprie informative di raccolta conformi al GDPR, sono forniti a Ooklo con garanzie contrattuali e vengono messi a disposizione dei clienti esclusivamente campagna per campagna. Non possono essere esportati né conservati oltre la durata della campagna.
2.4 Dati di utilizzo della piattaforma e di connessione
Quando utilizzi il nostro sito o la piattaforma, raccogliamo automaticamente:
- Indirizzo IP, tipo di browser, dispositivo, sistema operativo, lingua, fuso orario;
- Pagine visitate, funzionalità utilizzate, clic, durata della sessione, URL di provenienza;
- Cookie e strumenti di tracciamento analoghi (vedi la sezione 9).
2.5 Dati dell'Assistente Ooklo (Telegram e WhatsApp)
Quando colleghi l'Assistente Ooklo al tuo account, trattiamo gli identificativi del canale (ID utente e ID chat di Telegram, numero di telefono WhatsApp e nome visualizzato dell'attività), i metadati del profilo, i messaggi che scambi con l'Assistente, token di abbinamento di breve durata e metadati operativi (data e ora, stato di consegna, latenza dei comandi). I dati di Telegram sono trattati tramite la Telegram Bot API ufficiale; i dati di WhatsApp sono trattati tramite la WhatsApp Business Cloud API di Meta.
I dati delle conversazioni sono conservati per la durata del tuo abbonamento e cancellati entro 30 giorni dalla disconnessione o su tua esplicita richiesta. Tutti i dettagli (compresa la minimizzazione del contesto fornito all'IA e la procedura di disconnessione) sono disponibili nella nostra Informativa sulla privacy, sezione 3.5.
2.6 Come utilizziamo i dati
Possiamo utilizzare questi dati personali per:
- Fornire il Servizio che hai sottoscritto e gestire il tuo account;
- Inviarti aggiornamenti sul prodotto, notifiche di servizio e (con il tuo consenso) comunicazioni commerciali su Ooklo;
- Gestire i pagamenti, emettere fatture e recuperare gli importi non pagati;
- Fornire assistenza, risolvere gli incidenti e migliorare il Servizio;
- Individuare frodi, abusi e accessi non autorizzati;
- Adempiere ai nostri obblighi legali e regolamentari.
2.7 Come ti contattiamo
In base ai recapiti che ci hai fornito e alle tue preferenze di comunicazione, possiamo contattarti tramite:
- Messaggio elettronico (email, SMS, notifica nell'app);
- Telefono, quando hai chiesto di essere richiamato o per questioni essenziali per il servizio;
- Posta ordinaria, in casi limitati (contratti, comunicazioni legali).
Puoi aggiornare le tue preferenze di comunicazione in qualsiasi momento dalle impostazioni del tuo account o scrivendoci all'indirizzo contact@ooklo.com.
3. Base giuridica del trattamento
Ooklo tratta i dati personali sulla base di una o più delle seguenti basi giuridiche:
- Il tuo consenso: quando compili un modulo di contatto, ti iscrivi alla nostra newsletter o accetti l'installazione di cookie e strumenti di tracciamento sul tuo dispositivo.
- Esecuzione di un contratto: la raccolta dei dati personali dei nostri clienti e utenti è necessaria per fornire il Servizio che hai sottoscritto (gestione dell'account, esecuzione delle campagne, fatturazione).
- Legittimo interesse: per il miglioramento del Servizio, la sicurezza e la prevenzione delle frodi, la prospezione commerciale B2B e le analisi statistiche. Verifichiamo costantemente che il nostro legittimo interesse sia bilanciato con i tuoi diritti e le tue libertà.
- Obbligo legale: per la tenuta delle scritture contabili e fiscali, le risposte alle richieste legittime delle autorità e gli altri adempimenti regolamentari.
4. Come raccogliamo i dati
4.1 Cookie sul tuo dispositivo
Utilizziamo cookie e tecnologie analoghe per il funzionamento essenziale del sito, la misurazione dell'audience e (con il tuo consenso) le analisi statistiche. Vedi la sezione 9.
4.2 Moduli e creazione dell'account
Quando crei un account Ooklo, richiedi una demo, compili un modulo di contatto o sottoscrivi un piano a pagamento, ci fornisci direttamente dei dati personali. Raccogliamo solo quanto necessario per fornire il servizio richiesto.
4.3 Telefono ed email
Quando contatti i nostri team di assistenza o commerciale per telefono o per email, possiamo registrare il contenuto dello scambio (non l'audio) per dare seguito alla tua richiesta e conservare una traccia accurata della conversazione. Puoi esercitare i tuoi diritti su questi dati in qualsiasi momento.
4.4 Raccolta indiretta
In casi limitati di natura B2B, possiamo ottenere dati di contatto professionali da terzi o da fonti pubbliche (siti aziendali, open data, registri delle imprese) a fini di prospezione commerciale. In tutti questi casi:
- Stipuliamo un contratto con la fonte terza;
- Informiamo gli interessati del trasferimento dei loro dati nei nostri archivi;
- Registriamo l'origine dei dati per garantirne la tracciabilità;
- Informiamo gli interessati sulle modalità di esercizio dei loro diritti.
5. Chi può accedere ai tuoi dati personali?
Non vendiamo mai i tuoi dati personali. Li condividiamo solo con le seguenti categorie di destinatari, nel rispetto di rigorosi obblighi contrattuali e di accordi sul trattamento dei dati conformi al GDPR:
5.1 Fornitori di fiducia (responsabili del trattamento)
Che agiscono per nostro conto per fornire il Servizio:
- Hosting e infrastruttura: tutti i sub-responsabili del trattamento si trovano nell'Unione europea: OVH SAS (Roubaix, Francia), Hetzner Online GmbH (Falkenstein/Norimberga, Germania, ed Helsinki, Finlandia), Scaleway SAS (Parigi e Amsterdam) e Backblaze B2 Cloud Storage nella sua regione UE (Amsterdam, Paesi Bassi). Ooklo è ospitata al 100% nell'Unione europea; nessun dato lascia l'UE.
- Intelligenza artificiale: Mistral AI (Francia), utilizzata per le funzionalità di generazione di contenuti e gli strumenti di assistenza.
- Pagamenti: Stripe (fornitore di servizi di pagamento conforme a PCI-DSS); Ooklo non conserva i numeri completi delle carte.
- Invio di email: fornitori di email transazionali (ad esempio Brevo, SendGrid) utilizzati per l'invio delle notifiche di servizio e delle campagne dei clienti.
- Invio di SMS: Infobip Ltd (attività nell'UE) per l'invio di SMS in tutta Europa, sulla base di un accordo sul trattamento dei dati conforme al GDPR.
- Strumenti di assistenza clienti: fornitori di sistemi di ticketing e di chat dal vivo utilizzati per rispondere alle tue richieste.
5.2 Piattaforme collegate (con il tuo consenso)
Quando colleghi servizi esterni (Meta/Facebook/Instagram, Google, ecc.) a Ooklo, i dati vengono scambiati con tali piattaforme tramite le loro API ufficiali, in conformità alle autorizzazioni che concedi.
5.3 Partner di dati del Marketplace
Per i dati di potenziali clienti del Marketplace, collaboriamo con fornitori di dati autorizzati che forniscono dati di contatto noleggiati per singola campagna. Questi partner agiscono in qualità di titolari autonomi del trattamento per la raccolta dei dati e di responsabili del trattamento quando li forniscono per la tua campagna. Tutti i partner sono contrattualmente tenuti a rispettare il GDPR e i diritti degli interessati.
5.4 Autorità e obblighi di legge
Possiamo comunicare dati personali ad autorità amministrative o giudiziarie quando lo impongono la legge o un provvedimento giudiziario, o per tutelare i nostri diritti, nonché a istituti finanziari e forze dell'ordine per prevenire o individuare frodi, quando tale comunicazione è necessaria.
Garantiamo contrattualmente che tutti i terzi che agiscono per nostro conto operino esclusivamente secondo le nostre istruzioni, adottino misure tecniche e organizzative adeguate e non utilizzino i tuoi dati per finalità diverse da quelle da noi autorizzate. Salvo diversa indicazione espressa, le condizioni del trattamento e i tuoi diritti presso tali fornitori sono equivalenti a quelli descritti nella presente carta.
6. Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati
Conserviamo i dati personali solo per il tempo strettamente necessario alle finalità indicate nella presente carta e richiesto dalla normativa applicabile. I periodi di conservazione dipendono dalla natura del rapporto (cliente o potenziale cliente), dall'attività interessata e dalle prassi del settore.
| Categoria di dati | Periodo di conservazione |
|---|---|
| Dati dell'account attivo | Durata dell'abbonamento |
| Dati dopo la chiusura dell'account | Periodo di tolleranza di 30 giorni (finestra di riattivazione / esportazione), poi cancellazione (fatti salvi gli obblighi legali di conservazione e l'eliminazione dei backup entro 60 giorni) |
| Documenti di fatturazione | 10 anni (obbligo legale) |
| Dati dei potenziali clienti | 3 anni dall'ultimo contatto |
| Dati di potenziali clienti del Marketplace (per campagna) | Cancellati al termine di ogni campagna |
| Cookie | 13 mesi al massimo |
| Log del server | 12 mesi |
| Backup | Eliminati entro 60 giorni |
I dati dei clienti sono conservati per tutta la durata del rapporto commerciale. In caso di procedimento giudiziario o amministrativo, i dati possono essere conservati per il tempo necessario alla sua definizione.
7. Trasferimenti internazionali di dati
Ooklo è ospitata esclusivamente nell'Unione europea, presso OVH (Francia), Hetzner (Germania / Finlandia), Scaleway (Francia / Paesi Bassi) e Backblaze B2 (regione UE, Paesi Bassi), e facciamo tutto il possibile per mantenere i dati personali all'interno dell'UE/SEE.
Qualora i dati debbano essere trasferiti a un fornitore situato in un paese terzo, ci assicuriamo che siano adottate garanzie adeguate (clausole contrattuali tipo, decisione di adeguatezza della Commissione europea o qualsiasi altro meccanismo di trasferimento conforme al GDPR), così da mantenere un livello di protezione equivalente.
8. Come proteggiamo i tuoi dati
Trattiamo i tuoi dati in modo da garantire un livello di sicurezza adeguato, mediante misure tecniche e organizzative tra cui:
- Cifratura dei dati inattivi (AES-256) e in transito (TLS 1.2+);
- Rigorosi controlli di accesso basati sui ruoli e principio del privilegio minimo;
- Registrazione delle operazioni sensibili (log di audit);
- Audit di sicurezza e test di penetrazione periodici;
- Un approccio di "protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita" (Privacy by Design and by Default) nello sviluppo dei prodotti;
- Valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA) per i trattamenti a rischio elevato;
- Formazione del personale in materia di protezione dei dati e sicurezza delle informazioni.
In caso di violazione dei dati personali che possa incidere sui tuoi diritti e sulle tue libertà, informeremo te e l'autorità di controllo competente entro 72 ore, in conformità al GDPR.
9. Cookie e strumenti di tracciamento
Utilizziamo cookie per il funzionamento essenziale del sito (preferenze di lingua, gestione della sessione, sicurezza) e, con il tuo consenso, per la misurazione dell'audience. Puoi configurare il tuo browser per rifiutare i cookie, anche se ciò può incidere sul funzionamento del sito.
Per tutti i dettagli, consulta la sezione dedicata ai cookie della nostra Informativa sulla privacy. Puoi modificare le tue scelte sui cookie in qualsiasi momento tramite il banner di consenso del nostro sito.
10. I tuoi diritti
Disponi di diritti sui tuoi dati personali che ti consentono di accedervi, rettificarli, limitarne il trattamento, ottenerne la portabilità o cancellarli:
| Diritto | Cosa ti consente di fare |
|---|---|
| Accesso | Ottenere conferma che trattiamo i tuoi dati e riceverne una copia. |
| Rettifica | Correggere dati inesatti o incompleti. |
| Opposizione | Opporti al trattamento (salvo quando si basa su un contratto, su un obbligo legale o su interessi vitali). |
| Cancellazione | Ottenere la cancellazione dei tuoi dati (salvo quando la conservazione è imposta da un obbligo legale o da un interesse pubblico). |
| Portabilità | Ricevere i tuoi dati in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico (quando il trattamento si basa sul consenso o su un contratto). |
| Limitazione | Limitare il modo in cui trattiamo i tuoi dati in determinate circostanze. |
| Disposizioni post mortem | Definire indicazioni sulla conservazione, la cancellazione e la comunicazione dei tuoi dati dopo la tua morte. |
| Revoca del consenso | Revocare il consenso in qualsiasi momento, quando il trattamento si basa sul consenso. |
| Reclamo | Proporre reclamo a un'autorità di controllo se ritieni che non abbiamo gestito correttamente la tua richiesta. |
Puoi esercitare questi diritti in qualsiasi momento, a determinate condizioni. Ti risponderemo il prima possibile e comunque entro un mese dal ricevimento della tua richiesta.
11. Come esercitare i tuoi diritti
Titolare del trattamento: VICMEDIA LTD (che opera con il nome commerciale Ooklo)
126 Aldersgate Street, London, England, EC1A 4JQ
Contatto: contact@ooklo.com
Per esercitare i tuoi diritti, scrivici all'indirizzo contact@ooklo.com indicando come oggetto "GDPR Rights Request".
Per consentirci di gestire la tua richiesta in modo rapido e corretto, indica il tuo nome e cognome, l'indirizzo email associato al tuo account Ooklo, un indirizzo postale e un numero di telefono. Per alcune richieste (diritto di accesso, diritto alla portabilità, richieste presentate dagli eredi), e per proteggerti dal furto d'identità, possiamo chiederti di allegare la copia di un documento d'identità e ogni altra informazione necessaria a verificare la tua richiesta.
Diritto all'oblio: i tuoi dati personali saranno cancellati dai nostri sistemi attivi entro un mese dal ricevimento di una richiesta valida. Le copie di backup sono eliminate entro ulteriori 60 giorni. I dati soggetti a un obbligo legale di conservazione (ad esempio la fatturazione) saranno archiviati in modo sicuro fino alla scadenza del termine di legge e poi cancellati.
Puoi inoltre proporre reclamo alla nostra autorità di controllo capofila (lo UK Information Commissioner's Office, ICO) oppure, se risiedi nell'UE, all'autorità nazionale di protezione dei dati del tuo paese (ad esempio la CNIL in Francia o l'AEPD in Spagna).
12. Aggiornamenti della presente carta
Possiamo aggiornare la presente carta in qualsiasi momento. La versione aggiornata sarà pubblicata su questa pagina con la data dell'ultimo aggiornamento. In caso di modifiche sostanziali, te ne daremo comunicazione via email o tramite la piattaforma Ooklo.
Ultimo aggiornamento: aprile 2026
Adattato con l'autorizzazione del nostro partner di dati.