VICMEDIA LTD, que opera con el nombre comercial Ooklo, trata datos personales por cuenta propia y por cuenta de sus clientes y socios comerciales. Nos comprometemos a que nuestros sistemas y prácticas cumplan el Reglamento General de Protección de Datos europeo (Reglamento (UE) 2016/679, el «RGPD»).
Ooklo (en adelante, «nosotros», «nuestro», «nuestra») actúa como responsable del tratamiento en el sentido del RGPD respecto de las operaciones de tratamiento descritas en la presente carta. Cuando tratamos datos por cuenta de nuestros clientes (por ejemplo, las listas de clientes que cargan en la plataforma), actuamos como encargado del tratamiento siguiendo sus instrucciones.
Nos comprometemos a cumplir la normativa aplicable y a proteger los datos personales de nuestros socios, proveedores, usuarios, visitantes y de cualquier otro interesado («tú», «tu», «tus»). La función de delegado de protección de datos la desempeña internamente VICMEDIA LTD.
1. Ámbito de aplicación
La presente carta describe cómo tratamos los datos personales a través de nuestro sitio web ooklo.com, la plataforma Ooklo y el Ooklo Assistant, disponible en Telegram y WhatsApp (en conjunto, el «Servicio»).
Se aplica a cualquier operación («tratamiento») realizada sobre información que permita identificarte directa o indirectamente («datos personales»).
Cuando prestamos servicios a nuestros clientes profesionales, podemos actuar como encargado del tratamiento por cuenta de ellos. En ese caso, corresponde al cliente (que actúa como responsable del tratamiento) informar a los interesados mediante sus propias políticas de privacidad.
2. Qué datos personales tratamos y por qué
De acuerdo con el principio de minimización de datos, solo recogemos los datos estrictamente necesarios para la finalidad perseguida y facilitamos a los interesados el ejercicio de sus derechos.
2.1 Datos de cuenta y de contacto
Cuando creas una cuenta en Ooklo o te pones en contacto con nosotros, podemos recoger:
- Nombre, apellidos, dirección de email;
- Número de teléfono, nombre de la empresa, cargo, sector (opcional);
- Dirección de facturación e identificadores fiscales, en su caso;
- Cualquier mensaje o consulta que nos envíes, incluida la suscripción al boletín.
2.2 Listas de clientes cargadas
Los clientes de Ooklo pueden cargar sus propias listas de contactos (sus clientes finales, prospectos, socios) en la plataforma para realizar campañas. Respecto de estos datos, el cliente que los carga actúa como responsable del tratamiento y Ooklo como encargado del tratamiento, en virtud de un contrato de tratamiento de datos (DPA).
2.3 Datos de prospectos del Marketplace
A través del Marketplace de Ooklo, los clientes pueden alquilar conjuntos de datos de prospectos cualificados durante una única campaña. Estos datos proceden de socios con licencia que operan con sus propios avisos de recogida conformes al RGPD. Se suministran a Ooklo con garantías contractuales y se ponen a disposición de los clientes únicamente campaña por campaña. No pueden exportarse ni conservarse más allá de la campaña.
2.4 Datos de uso de la plataforma y de conexión
Cuando utilizas nuestro sitio web o la plataforma, recogemos automáticamente:
- Dirección IP, tipo de navegador, dispositivo, sistema operativo, idioma, zona horaria;
- Páginas visitadas, funcionalidades utilizadas, clics, duración de la sesión, URL de referencia;
- Cookies y rastreadores similares (consulta la sección 9 más abajo).
2.5 Datos del Ooklo Assistant (Telegram & WhatsApp)
Cuando conectas el Ooklo Assistant a tu cuenta, tratamos identificadores de canal (ID de usuario e ID de chat de Telegram, número de teléfono de WhatsApp y nombre comercial visible), metadatos del perfil, los mensajes que intercambias con el Asistente, tokens de vinculación de corta duración y metadatos operativos (marcas de tiempo, estado de entrega, latencia de los comandos). Los datos de Telegram se tratan a través de la Telegram Bot API oficial; los datos de WhatsApp se tratan a través de la WhatsApp Business Cloud API de Meta.
Los datos de las conversaciones se conservan mientras dure tu suscripción y se borran en un plazo de 30 días tras la desconexión o previa solicitud expresa. Todos los detalles (incluida la minimización del contexto enviado a la IA y el procedimiento de desconexión) figuran en nuestra Política de privacidad, sección 3.5.
2.6 Cómo utilizamos los datos
Podemos utilizar estos datos personales para:
- Prestar el Servicio que has contratado y gestionar tu cuenta;
- Enviarte novedades del producto, notificaciones del servicio y (con tu consentimiento) comunicaciones comerciales sobre Ooklo;
- Tramitar los pagos, emitir facturas y recobrar los importes impagados;
- Prestar asistencia, resolver incidencias y mejorar el Servicio;
- Detectar fraudes, abusos y accesos no autorizados;
- Cumplir nuestras obligaciones legales y reglamentarias.
2.7 Cómo nos ponemos en contacto contigo
Según los datos de contacto que nos hayas facilitado y tus preferencias de comunicación, podemos contactarte por:
- Mensaje electrónico (email, SMS, notificación en la aplicación);
- Teléfono, cuando hayas solicitado que te llamemos o por incidencias críticas del servicio;
- Correo postal, en casos limitados (contratos, notificaciones legales).
Puedes actualizar tus preferencias de comunicación en cualquier momento desde la configuración de tu cuenta o poniéndote en contacto con nosotros en contact@ooklo.com.
3. Bases jurídicas del tratamiento
Ooklo trata los datos personales con arreglo a una o varias de las siguientes bases jurídicas:
- Tu consentimiento: cuando envías un formulario de contacto, te suscribes a nuestro boletín o aceptas la instalación de cookies y rastreadores en tu dispositivo.
- Ejecución de un contrato: la recogida de los datos personales de nuestros clientes y usuarios es necesaria para prestar el Servicio que has contratado (gestión de la cuenta, ejecución de campañas, facturación).
- Interés legítimo: para la mejora del servicio, la seguridad y la prevención del fraude, la prospección B2B y los análisis estadísticos. Evaluamos de forma continua que nuestro interés legítimo esté equilibrado con tus derechos y libertades.
- Obligación legal: para los registros contables y fiscales, las respuestas a requerimientos legales de las autoridades y otras exigencias reglamentarias.
4. Cómo recogemos los datos
4.1 Cookies en tu dispositivo
Utilizamos cookies y tecnologías similares para el funcionamiento esencial del sitio, la medición de audiencia y (con tu consentimiento) la analítica. Consulta la sección 9 más abajo.
4.2 Formularios y creación de cuenta
Cuando creas una cuenta de Ooklo, solicitas una demostración, envías un formulario de contacto o contratas un plan de pago, nos facilitas datos personales directamente. Solo recogemos lo necesario para prestar el servicio solicitado.
4.3 Teléfono y email
Cuando te pones en contacto con nuestros equipos de soporte o de ventas por teléfono o por email, podemos dejar constancia del contenido de la conversación (no del audio) para poder dar seguimiento a tu solicitud y mantener un registro fiel de la conversación. Puedes ejercer tus derechos sobre estos datos en cualquier momento.
4.4 Recogida indirecta
En casos B2B limitados, podemos obtener datos de contacto profesionales de terceros o de fuentes públicas (sitios web de empresas, datos abiertos, registros mercantiles) con fines de prospección. En todos esos casos:
- Firmamos un contrato con la fuente tercera;
- Informamos a los interesados de la transferencia de sus datos a nuestros ficheros;
- Registramos la fuente de los datos para garantizar su trazabilidad;
- Informamos a los interesados de cómo ejercer sus derechos.
5. ¿Quién puede acceder a tus datos personales?
Nunca vendemos tus datos personales. Solo los compartimos con las siguientes categorías de destinatarios, con sujeción a estrictas obligaciones contractuales y a contratos de tratamiento de datos conformes al RGPD:
5.1 Proveedores de confianza (encargados del tratamiento)
Que actúan por cuenta nuestra para prestar el Servicio:
- Alojamiento e infraestructura: todos los subencargados se encuentran en la Unión Europea, a saber, OVH SAS (Roubaix, Francia), Hetzner Online GmbH (Falkenstein/Núremberg, Alemania, y Helsinki, Finlandia), Scaleway SAS (París y Ámsterdam) y Backblaze B2 Cloud Storage en su región de la UE (Ámsterdam, Países Bajos). Ooklo está alojado al 100 % en la Unión Europea; ningún dato sale de la UE.
- Inteligencia artificial: Mistral AI (Francia), utilizado para las funcionalidades de generación de contenido y las herramientas de asistencia.
- Pagos: Stripe (procesador de pagos conforme a PCI-DSS); Ooklo no almacena los números de tarjeta completos.
- Envío de emails: proveedores de email transaccional (p. ej., Brevo, SendGrid) utilizados para enviar notificaciones del servicio y campañas de los clientes.
- Envío de SMS: Infobip Ltd (operaciones en la UE) para el envío de SMS en toda Europa, en virtud de un contrato de tratamiento de datos conforme al RGPD.
- Herramientas de atención al cliente: proveedores de gestión de tickets y chat en directo utilizados para responder a tus consultas.
5.2 Plataformas conectadas (con tu consentimiento)
Cuando conectas servicios externos (Meta/Facebook/Instagram, Google, etc.) a Ooklo, se intercambian datos con esas plataformas a través de sus API oficiales, de acuerdo con los permisos que concedas.
5.3 Socios de datos del Marketplace
Para los datos de prospectos del Marketplace, trabajamos con proveedores de datos con licencia que suministran datos de contacto alquilados por campaña. Estos socios actúan como responsables del tratamiento independientes en la recogida de los datos y como encargados del tratamiento cuando los entregan para tu campaña. Todos los socios están obligados contractualmente a cumplir el RGPD y a respetar los derechos de los interesados.
5.4 Autoridades y requisitos legales
Podemos comunicar datos personales a las autoridades administrativas o judiciales cuando lo exija la ley o una resolución judicial, o para proteger nuestros derechos, o bien a entidades financieras y a las fuerzas y cuerpos de seguridad para prevenir o detectar fraudes cuando dicha comunicación sea necesaria.
Garantizamos contractualmente que todos los terceros que actúan por cuenta nuestra operen únicamente siguiendo nuestras instrucciones, apliquen medidas técnicas y organizativas adecuadas y no utilicen tus datos para fines distintos de los que hemos autorizado. Salvo que se indique expresamente lo contrario, las condiciones del tratamiento y tus derechos ante estos proveedores son equivalentes a los descritos en la presente carta.
6. Cuánto tiempo conservamos tus datos
Solo conservamos los datos personales durante el tiempo estrictamente necesario para las finalidades descritas en la presente carta y en la medida en que lo exija la legislación aplicable. Los plazos de conservación dependen de la naturaleza de la relación (cliente o prospecto), de la actividad de que se trate y de las prácticas del sector.
| Categoría de datos | Plazo de conservación |
|---|---|
| Datos de cuenta activa | Duración de la suscripción |
| Datos tras el cierre de la cuenta | Periodo de gracia de 30 días (plazo de reactivación / exportación) y, después, supresión (sin perjuicio de la conservación legal y de una purga de las copias de seguridad en 60 días) |
| Registros de facturación | 10 años (obligación legal) |
| Datos de prospectos | 3 años desde el último contacto |
| Datos de prospectos del Marketplace (por campaña) | Se suprimen al final de cada campaña |
| Cookies | 13 meses como máximo |
| Registros del servidor | 12 meses |
| Copias de seguridad | Se purgan en un plazo de 60 días |
Los datos de los clientes se conservan mientras dure la relación comercial. En caso de procedimiento judicial o administrativo, los datos pueden conservarse durante el tiempo necesario para resolver el asunto.
7. Transferencias internacionales de datos
Ooklo está alojado exclusivamente en la Unión Europea (en OVH en Francia, Hetzner en Alemania y Finlandia, Scaleway en Francia y Países Bajos, y Backblaze B2 en su región de la UE en Países Bajos) y hacemos todo lo posible por mantener los datos personales dentro de la UE/EEE.
Cuando sea necesario transferir datos a un proveedor de servicios situado en un tercer país, nos aseguramos de que existan garantías adecuadas (cláusulas contractuales tipo, una decisión de adecuación de la Comisión Europea o cualquier otro mecanismo de transferencia conforme al RGPD) para mantener un nivel de protección equivalente.
8. Cómo protegemos tus datos
Tratamos tus datos de forma que se garantice un nivel de seguridad adecuado, mediante medidas técnicas y organizativas como las siguientes:
- Cifrado en reposo (AES-256) y en tránsito (TLS 1.2+);
- Controles de acceso estrictos basados en roles y principio de mínimo privilegio;
- Registro de auditoría de las operaciones sensibles;
- Auditorías de seguridad y pruebas de penetración periódicas;
- Un enfoque de «protección de datos desde el diseño y por defecto» (Privacy by Design and by Default) en el desarrollo del producto;
- Evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos (EIPD) para los tratamientos de alto riesgo;
- Formación del personal en protección de datos y seguridad de la información.
En caso de violación de la seguridad de los datos personales que pueda afectar a tus derechos y libertades, te lo notificaremos a ti y a la autoridad de control competente en un plazo de 72 horas, de conformidad con el RGPD.
9. Cookies y rastreadores
Utilizamos cookies para el funcionamiento esencial del sitio (preferencias de idioma, gestión de sesiones, seguridad) y, con tu consentimiento, para la medición de audiencia. Puedes configurar tu navegador para rechazar las cookies, aunque esto puede afectar al funcionamiento del sitio.
Para más detalles, consulta la sección sobre cookies de nuestra Política de privacidad. Puedes revisar tus opciones de cookies en cualquier momento a través del banner de consentimiento de nuestro sitio web.
10. Tus derechos
Tienes derechos sobre tus datos personales que te permiten acceder a ellos, rectificarlos, limitar su tratamiento, solicitar su portabilidad o suprimirlos:
| Derecho | Qué te permite hacer |
|---|---|
| Acceso | Obtener confirmación de que tratamos tus datos y recibir una copia de ellos. |
| Rectificación | Corregir datos inexactos o incompletos. |
| Oposición | Oponerte al tratamiento (salvo cuando se base en un contrato, una obligación legal o intereses vitales). |
| Supresión | Obtener la supresión de tus datos (salvo cuando una obligación legal o el interés público exijan conservarlos). |
| Portabilidad | Recibir tus datos en un formato estructurado y de lectura mecánica (cuando el tratamiento se base en el consentimiento o en un contrato). |
| Limitación | Limitar el modo en que tratamos tus datos en determinadas circunstancias. |
| Instrucciones post mortem | Establecer directrices sobre la conservación, supresión y comunicación de tus datos tras tu fallecimiento. |
| Retirada del consentimiento | Retirar tu consentimiento en cualquier momento, cuando el tratamiento se base en el consentimiento. |
| Reclamación | Presentar una reclamación ante una autoridad de control si consideras que no hemos tramitado tu solicitud correctamente. |
Estos derechos pueden ejercerse en cualquier momento, con sujeción a determinadas condiciones. Responderemos lo antes posible y, a más tardar, en el plazo de un mes desde la recepción de tu solicitud.
11. Cómo ejercer tus derechos
Responsable del tratamiento: VICMEDIA LTD (que opera con el nombre comercial Ooklo)
126 Aldersgate Street, London, England, EC1A 4JQ
Contacto: contact@ooklo.com
Para ejercer tus derechos, escríbenos a contact@ooklo.com indicando en el asunto «Solicitud de ejercicio de derechos RGPD».
Para que podamos tramitar tu solicitud con rapidez y de forma correcta, indica tu nombre completo, la dirección de email asociada a tu cuenta de Ooklo, una dirección postal y un número de teléfono. Para algunas solicitudes (derecho de acceso, derecho a la portabilidad, solicitudes realizadas por herederos), y para protegerte frente a la suplantación de identidad, podemos pedirte que adjuntes una copia de un documento de identidad y cualquier otra información necesaria para verificar tu solicitud.
Derecho al olvido: tus datos personales se suprimirán de nuestros sistemas activos en el plazo de un mes desde la recepción de una solicitud válida. Las copias de seguridad se purgan en un plazo adicional de 60 días. Los datos sujetos a una obligación legal de conservación (p. ej., la facturación) se archivarán de forma segura hasta que venza el plazo legal y, después, se suprimirán.
También puedes presentar una reclamación ante nuestra autoridad de control principal (la Information Commissioner's Office del Reino Unido, ICO) o, si resides en la UE, ante la autoridad nacional de protección de datos de tu país (como la CNIL en Francia o la AEPD en España).
12. Actualizaciones de la presente carta
Podemos actualizar la presente carta en cualquier momento. La versión revisada se publicará en esta página con la fecha de la última actualización. En caso de cambios sustanciales, te lo notificaremos por email o a través de la plataforma Ooklo.
Última actualización: abril de 2026
Adaptado con autorización de nuestro socio de datos.