Política de privacidad

1. Ámbito de aplicación de esta política

Esta política de privacidad explica cómo Ooklo recoge, utiliza, conserva, comparte y protege tus datos personales cuando:

• Visitas nuestro sitio web ooklo.com;
• Utilizas la plataforma Ooklo y sus servicios (creación de campañas, marketing multicanal, gestión de redes sociales, estadísticas);
• Conectas tus cuentas de redes sociales (Facebook, Instagram, etc.) a la plataforma Ooklo;
• Utilizas el Ooklo Assistant en Telegram o WhatsApp para gestionar tu negocio por chat (campañas, reseñas, reservas, resúmenes, alertas);
• Nos contactas a través de nuestros formularios, por correo electrónico o por teléfono.

«Datos personales» designa cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable.

2. Datos que recogemos

De acuerdo con el principio de minimización, solo recogemos los datos estrictamente necesarios para las finalidades descritas a continuación.

2.1 Datos que nos facilitas directamente

• Datos de cuenta y de contacto: nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, número de teléfono, contraseña (cifrada), nombre de la empresa, cargo, sector de actividad, dirección de facturación.
• Envíos de formularios: contenido de los mensajes, consultas, suscripción al boletín.
• Contenido que creas: contenido de tus campañas de marketing, listas de clientes que cargas, elementos de marca (logotipos, imágenes), plantillas.
• Datos de pago: tratados de forma segura por nuestro proveedor de pagos Stripe. Ooklo no almacena los números de tarjeta completos.

2.2 Datos recogidos automáticamente

• Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador, tipo de dispositivo, sistema operativo, idioma, zona horaria.
• Datos de uso: páginas visitadas, funcionalidades utilizadas, clics, duración de la sesión, URL de procedencia.
• Cookies y rastreadores: consulta la sección sobre cookies más abajo.

2.3 Datos recogidos de plataformas de terceros

Cuando conectas servicios externos a Ooklo (Facebook/Instagram a través de Meta, servicios de Google, Telegram, WhatsApp Business, etc.), recibimos datos a través de sus API, con tu consentimiento y dentro del alcance de los permisos que concedes. Consulta la sección 3 más abajo para los datos específicos de Meta y la sección 3.5 para los datos recogidos a través del Ooklo Assistant (Telegram y WhatsApp).

3. Datos recogidos a través de las plataformas de Meta (Facebook e Instagram)

3.1 Datos que recogemos de Meta

En función de los permisos que concedas durante el proceso de autorización OAuth, podemos recoger y almacenar:

• Información del perfil: tu nombre, tu foto de perfil, tu ID de usuario de Facebook/Instagram, tu dirección de correo electrónico (si lo autorizas).
• Datos de la página: nombre de la página, ID de la página, foto de perfil de la página, categoría de la página, lista de administradores.
• Contenido de la página: publicaciones existentes, publicaciones programadas, comentarios, mensajes recibidos a través de la página (cuando proceda).
• Estadísticas y métricas: alcance, impresiones, interacción, datos demográficos de los seguidores (solo datos agregados), contenidos con mejor rendimiento.
• Tokens de acceso: tokens de acceso OAuth de corta y de larga duración, almacenados de forma cifrada, utilizados para publicar contenido y obtener estadísticas en tu nombre.
• Datos de Instagram Business: ID de la cuenta, contenido multimedia (publicaciones existentes y programadas), estadísticas, rendimiento de los hashtags.

3.2 Cómo utiliza Ooklo los datos de Meta

Utilizamos estos datos exclusivamente para prestar los servicios que has solicitado:

• Publicación de contenido: programación y publicación de contenido en tu página de Facebook o tu cuenta de Instagram en el momento que elijas.
• Visualización de estadísticas: presentación de métricas de rendimiento (alcance, interacción, crecimiento de la audiencia) en el panel de Ooklo.
• Sugerencias de contenido: nuestra IA puede analizar el rendimiento histórico para sugerir los mejores momentos de publicación, hashtags o enfoques de contenido.
• Gestión de la audiencia: visualización de estadísticas sobre tus seguidores y tu audiencia para ayudarte a adaptar tus campañas.
• Gestión de mensajes: si lo autorizas, ayuda para responder a comentarios y mensajes directos desde una bandeja de entrada unificada.

Nunca utilizamos los datos de Meta para fines distintos de los enumerados anteriormente. No vendemos, alquilamos ni intercambiamos los datos de Meta con terceros. No utilizamos los datos de Meta para crear perfiles publicitarios fuera del alcance de los servicios que has contratado expresamente.

3.3 Cómo almacena y protege Ooklo los datos de Meta

• Ubicación del almacenamiento: centros de datos en la Unión Europea (conformes al RGPD).
• Cifrado: todos los tokens OAuth y los datos sensibles están cifrados en reposo (AES-256) y en tránsito (TLS 1.2+).
• Controles de acceso: solo el personal autorizado de Ooklo, conforme al principio estricto de necesidad de conocer, puede acceder a los datos almacenados, con registro de auditoría.
• Conservación: los datos de Meta solo se conservan mientras tu cuenta de Ooklo esté activa y la integración esté conectada. Consulta la sección 7 para el detalle completo de los plazos de conservación.

3.4 Desconectar tus cuentas de Meta

Puedes desconectar tu integración de Facebook/Instagram en cualquier momento:

• Desde Ooklo: Configuración → Integraciones → Desconectar.
• Directamente desde Facebook: Configuración → Integraciones comerciales → Eliminar Ooklo.

Al desconectar, los tokens OAuth se revocan inmediatamente. Los datos asociados se eliminan en un plazo de 30 días, salvo que la ley exija su conservación (por ejemplo, los registros de facturación).

3.5 Datos recogidos a través del Ooklo Assistant (Telegram y WhatsApp)

3.5.1 Datos que recogemos

Cuando vinculas un número de Telegram o WhatsApp a tu cuenta de Ooklo, recibimos y almacenamos:

• Identificadores de canal: ID de usuario de Telegram, ID de chat de Telegram, número de teléfono de WhatsApp, nombre visible de la empresa en WhatsApp. Permiten al Asistente dirigirse a ti y enviar las notificaciones a la conversación correcta.
• Metadatos del perfil: nombre, apellidos, idioma preferido, foto de perfil (cuando el canal la facilita).
• Contenido de los mensajes: los mensajes que envías al Asistente y las respuestas del Asistente. Se utilizan para ejecutar tus solicitudes (lanzar una campaña, responder a una reseña, consultar tus indicadores clave) y para mejorar progresivamente la comprensión del bot. Los mensajes nunca se utilizan con fines publicitarios ni se venden a terceros.
• Elementos de autenticación: un enlace mágico / token QR de corta duración para vincular, la primera vez, tu cuenta de mensajería con tu panel de Ooklo.
• Metadatos operativos: marcas de tiempo de los mensajes, estado de entrega, tiempo de respuesta de los comandos, idioma detectado. Se utilizan para la fiabilidad del producto y para estadísticas (datos agregados, que nunca permiten identificar a una persona).

3.5.2 Cómo los utilizamos

• Ejecutar las acciones que solicitas desde el chat: campañas, reseñas, reservas, resúmenes, alertas, consulta del saldo, indicadores clave de varios establecimientos.
• Enviarte las notificaciones proactivas que has activado (resumen diario, informe semanal, alerta de reseña negativa, alerta de cancelación), respetando las horas de silencio que hayas configurado.
• Generar breves sugerencias asistidas por IA (borradores de respuesta, textos de campaña) mediante nuestro proveedor de IA soberana. Cada llamada a la IA trata solo el contexto estrictamente necesario; nunca se envía el historial completo de la conversación.
• Prestar soporte y resolver incidencias (los ingenieros solo intervienen cuando es necesario, con un registro de auditoría).

3.5.3 Plataformas de terceros implicadas

El Asistente se basa en las API oficiales de Telegram y de Meta (para WhatsApp Business). Estos proveedores tratan los datos personales conforme a sus propias políticas de privacidad, además de la nuestra:

• Telegram: consulta telegram.org/privacy.
• Meta / WhatsApp Business: consulta whatsapp.com/legal/business-privacy-policy.

3.5.4 Almacenamiento, conservación y desconexión

• Almacenamiento: los datos del Asistente se alojan en la misma infraestructura europea que el resto de la plataforma Ooklo (OVHcloud, región UE). Los mensajes están cifrados en reposo.
• Conservación: el historial de conversaciones se conserva mientras tu cuenta de Ooklo esté activa. Puedes solicitar en cualquier momento el borrado del historial del chat sin eliminar tu cuenta de Ooklo.
• Desconexión: en cualquier momento, envía /unlink al Asistente o elimina la integración desde Configuración → Integraciones → Asistente. Los tokens se revocan inmediatamente; los datos del chat asociados se eliminan en un plazo de 30 días (salvo que la ley exija su conservación).
• Fuera del Ooklo Assistant: los mensajes intercambiados con Ooklo a través de los canales habituales de atención al cliente (correo electrónico, formulario de contacto) se rigen por el resto de esta política.

4. Por qué tratamos tus datos

Tratamos tus datos personales para las siguientes finalidades:

• Prestación del servicio: creación, gestión y funcionamiento de tu cuenta de Ooklo; ejecución de campañas; publicación de contenido; visualización de estadísticas.
• Atención al cliente: respuesta a tus consultas, resolución de problemas, asistencia.
• Mejora del servicio: análisis de los patrones de uso para mejorar las funcionalidades, corregir errores y desarrollar nuevas funcionalidades.
• Comunicación: envío de notificaciones relacionadas con el servicio, novedades del producto y (con tu consentimiento) comunicaciones de marketing.
• Facturación: tramitación de pagos, emisión de facturas, recobro de importes impagados.
• Seguridad y prevención del fraude: detección de accesos no autorizados, abusos y actividades fraudulentas.
• Cumplimiento legal: cumplimiento de nuestras obligaciones legales y reglamentarias.

5. Base jurídica del tratamiento

Tratamos tus datos personales sobre una o varias de las siguientes bases jurídicas:

• Consentimiento: para cookies y rastreadores, comunicaciones de marketing, funcionalidades opcionales e integraciones con Meta.
• Ejecución de un contrato: para prestar los servicios que has contratado.
• Interés legítimo: para la mejora del servicio, la prevención del fraude, la prospección B2B (ponderado frente a tus derechos).
• Obligación legal: para los registros de facturación, el cumplimiento tributario, las respuestas a las autoridades legalmente habilitadas.

6. Con quién compartimos tus datos

Nunca vendemos tus datos personales. Solo los compartimos con:

6.1 Proveedores de servicios de confianza (subcontratistas)

Que actúan por nuestra cuenta con estrictas obligaciones contractuales y acuerdos de tratamiento de datos conformes al RGPD:

• Alojamiento e infraestructura: todos nuestros subencargados de alojamiento están ubicados en la Unión Europea.
  • OVH SAS: alojamiento de datos en Roubaix, Francia.
  • Hetzner Online GmbH: capacidad de cómputo adicional en Falkenstein/Núremberg (Alemania) y Helsinki (Finlandia).
  • Scaleway SAS: proveedor de nube francés, centros de datos en París y Ámsterdam.
  • Backblaze B2 Cloud Storage: almacenamiento de objetos para copias de seguridad y archivos multimedia, región UE (Ámsterdam, Países Bajos). Todos los espacios de almacenamiento (buckets) están fijados a la región UE; ningún dato sale de la UE.
• Pagos: Stripe (procesador de pagos conforme a PCI-DSS).
• Envío de correos electrónicos: Brevo, SendGrid o proveedores equivalentes de correo electrónico transaccional.
• Pasarela SMS: Infobip Ltd (operaciones en la UE) para el envío de SMS en toda Europa. Los números de móvil se transmiten a las redes de los operadores a través de los canales A2P oficiales de Infobip, en virtud de un acuerdo de tratamiento de datos conforme al RGPD.
• Analítica: Plausible / herramientas de analítica respetuosas con la privacidad (sin datos personales).
• Herramientas de atención al cliente: proveedores de gestión de incidencias (tickets) y de chat en directo.
• Plataformas de gestión de datos (DMP) y proveedores de pasarelas: para la ejecución de campañas y la activación de audiencias.

6.2 Plataformas conectadas (con tu consentimiento)

Cuando conectas servicios externos a Ooklo, se intercambian datos con estas plataformas a través de sus API oficiales, de acuerdo con los permisos que concedes:

• Meta: Facebook, Instagram y WhatsApp Business (Cloud API).
• Google: Google Business Profile, Google Ads.
• Telegram: Telegram Bot API para el Ooklo Assistant.

6.3 Autoridades y requisitos legales

Podemos comunicar datos personales si así lo exige la ley o una resolución judicial, o para proteger nuestros derechos legales.

7. Cuánto tiempo conservamos tus datos

• Datos de la cuenta activa: se conservan durante toda la vigencia de tu suscripción.
• Tras el cierre de la cuenta: se aplica un periodo de gracia de 30 días durante el cual puedes reactivar o exportar tus datos; transcurrido ese plazo, los datos de la cuenta se eliminan, salvo que su conservación sea obligatoria por ley (consulta «Facturación» más abajo) o técnicamente necesaria para las copias de seguridad en curso (purgadas en un plazo de 60 días, consulta el último punto).
• Facturación: 10 años (obligación legal).
• Datos de prospectos: 3 años desde el último contacto.
• Cookies: 13 meses como máximo.
• Datos de la integración con Meta: se eliminan en un plazo de 30 días tras la desconexión.
• Datos del Ooklo Assistant (Telegram y WhatsApp): historial de conversaciones conservado mientras tu cuenta esté activa; se borra en un plazo de 30 días tras la desconexión o previa solicitud.
• Copias de seguridad: se purgan automáticamente en un plazo de 60 días.

8. Cómo protegemos tus datos

Aplicamos medidas técnicas y organizativas apropiadas, entre ellas:

• Cifrado en reposo (AES-256) y en tránsito (TLS 1.2+).
• Controles de acceso estrictos (basados en roles, principio de mínimo privilegio).
• Registro de auditoría de las operaciones sensibles.
• Auditorías de seguridad y pruebas de penetración periódicas.
• Protección de datos desde el diseño y por defecto (Privacy by Design y by Default) en nuestras prácticas de desarrollo.
• Evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos (EIPD) para los tratamientos de alto riesgo.
• Formación del personal en protección de datos y seguridad.

En caso de una violación de datos que afecte a tus derechos, te lo notificaremos a ti y a la autoridad de control competente en un plazo de 72 horas, de conformidad con el RGPD.

9. Tus derechos

En virtud del RGPD, tienes los siguientes derechos sobre tus datos personales:

• Derecho de acceso: obtener confirmación de si se están tratando tus datos y una copia de los mismos.
• Derecho de rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
• Derecho de supresión («derecho al olvido»): solicitar la eliminación de tus datos.
• Derecho a la limitación: limitar el tratamiento de tus datos.
• Derecho a la portabilidad: recibir tus datos en un formato estructurado y de lectura mecánica.
• Derecho de oposición: oponerte al tratamiento, en particular con fines de mercadotecnia directa.
• Derecho a retirar el consentimiento: en cualquier momento, cuando el tratamiento se base en el consentimiento.
• Derecho a establecer instrucciones post mortem: sobre la conservación, la supresión y la comunicación de tus datos tras tu fallecimiento.
• Derecho a presentar una reclamación: ante una autoridad de control. Los residentes en el Reino Unido pueden dirigirse a la ICO; los residentes en la UE pueden dirigirse a su autoridad nacional de protección de datos (por ejemplo, la CNIL en Francia o la AEPD en España).

Para ejercer tus derechos, escribe a dpo@ooklo.com. Te responderemos en el plazo de un mes.

10. Cómo solicitar la eliminación de tus datos

Tu solicitud debe incluir:

• Tu nombre completo y la dirección de correo electrónico asociada a tu cuenta de Ooklo;
• La confirmación de que deseas eliminar todos los datos, o la indicación de los conjuntos de datos concretos (por ejemplo, solo los datos de Meta);
• Una copia de un documento de identidad (para evitar la suplantación de identidad).

En un plazo de 30 días desde la recepción de una solicitud válida:

• Todos tus datos personales se eliminarán de forma permanente de nuestros sistemas activos;
• Los tokens OAuth (Meta, Google, etc.) se revocarán;
• Las copias de seguridad se purgarán en un plazo adicional de 60 días;
• Los datos sujetos a conservación legal (por ejemplo, la facturación) se archivarán de forma segura hasta que expire el plazo legal y, después, se eliminarán.

Recibirás una confirmación por escrito una vez completada la eliminación.

Eliminación directa de los datos de Meta: también puedes solicitar la eliminación de los datos específicos de Meta directamente desde la configuración de Facebook (Configuración → Apps y sitios web → Ooklo → Eliminar). La eliminación activará automáticamente el borrado de esos datos por nuestra parte en un plazo de 30 días.

11. Contacto y DPO

12. Transferencias internacionales de datos

Tus datos personales se tratan principalmente dentro de la Unión Europea. Cuando se transfieren datos a terceros países, nos aseguramos de que existan garantías adecuadas (cláusulas contractuales tipo, decisiones de adecuación u otros mecanismos conformes al RGPD).

13. Cookies

Utilizamos cookies para el funcionamiento esencial del sitio (preferencias de idioma, gestión de la sesión) y para la medición de audiencia. Puedes configurar tu navegador para rechazar las cookies, aunque esto puede afectar al funcionamiento del sitio.

14. Actualizaciones de esta política

Podemos actualizar esta política de privacidad en cualquier momento. La versión revisada se publicará en esta página con la fecha de la última actualización. En caso de cambios sustanciales, te lo notificaremos por correo electrónico o a través de la plataforma Ooklo.

Última actualización: abril de 2026