Die VICMEDIA LTD, handelnd unter dem Namen Ooklo, verarbeitet personenbezogene Daten für eigene Zwecke sowie im Auftrag ihrer Kunden und Geschäftspartner. Wir setzen uns dafür ein, dass unsere Systeme und Verfahren der Datenschutz-Grundverordnung der EU (Verordnung (EU) 2016/679, die „DSGVO“) entsprechen.
Ooklo (nachfolgend „wir“, „uns“, „unser“) ist für die in dieser Richtlinie beschriebenen Verarbeitungsvorgänge Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Soweit wir Daten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten (zum Beispiel Kundenlisten, die diese auf die Plattform hochladen), handeln wir als Auftragsverarbeiter nach deren Weisungen.
Wir verpflichten uns, die geltenden Vorschriften einzuhalten und die personenbezogenen Daten unserer Partner, Lieferanten, Nutzer, Besucher und aller anderen betroffenen Personen („Sie“, „Ihr“) zu schützen. Die Funktion des Datenschutzbeauftragten wird intern von der VICMEDIA LTD wahrgenommen.
1. Geltungsbereich
Diese Richtlinie legt dar, wie wir personenbezogene Daten über unsere Website ooklo.com, die Ooklo-Plattform und den auf Telegram und WhatsApp verfügbaren Ooklo-Assistenten (zusammen der „Dienst“) verarbeiten.
Sie gilt für jeden Vorgang („Verarbeitung“), der an Informationen vorgenommen wird, durch die Sie direkt oder indirekt identifiziert werden können („personenbezogene Daten“).
Wenn wir Leistungen für unsere Geschäftskunden erbringen, können wir in deren Auftrag als Auftragsverarbeiter tätig werden. In diesem Fall ist der Kunde (als Verantwortlicher) dafür zuständig, die betroffenen Personen über seine eigenen Datenschutzhinweise zu informieren.
2. Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten und warum
Nach dem Grundsatz der Datenminimierung erheben wir nur die Daten, die für den verfolgten Zweck unbedingt erforderlich sind, und wir erleichtern den betroffenen Personen die Ausübung ihrer Rechte.
2.1 Konto- und Kontaktdaten
Wenn Sie ein Ooklo-Konto erstellen oder uns kontaktieren, können wir folgende Daten erheben:
- Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse;
- Telefonnummer, Name des Unternehmens, Funktion, Branche (optional);
- Rechnungsadresse und gegebenenfalls Steuernummern;
- alle Nachrichten oder Anfragen, die Sie uns senden, einschließlich der Newsletter-Anmeldung.
2.2 Hochgeladene Kundenlisten
Ooklo-Kunden können ihre eigenen Kontaktlisten (ihre Endkunden, Interessenten, Mitglieder) auf die Plattform hochladen, um Kampagnen durchzuführen. Für diese Daten ist der hochladende Kunde Verantwortlicher, und Ooklo ist auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung Auftragsverarbeiter.
2.3 Interessentendaten aus dem Marketplace
Über den Ooklo Marketplace können Kunden qualifizierte Interessentendatensätze für die Dauer einer einzelnen Kampagne mieten. Diese Daten stammen von lizenzierten Partnern, die auf Grundlage eigener DSGVO-konformer Erhebungshinweise tätig sind; sie werden Ooklo unter vertraglichen Garantien bereitgestellt und den Kunden ausschließlich pro Kampagne zur Verfügung gestellt. Sie können weder exportiert noch über die Kampagne hinaus aufbewahrt werden.
2.4 Nutzungs- und Verbindungsdaten der Plattform
Wenn Sie unsere Website oder die Plattform nutzen, erheben wir automatisch:
- IP-Adresse, Browsertyp, Gerät, Betriebssystem, Sprache, Zeitzone;
- besuchte Seiten, genutzte Funktionen, Klicks, Sitzungsdauer, verweisende URL;
- Cookies und ähnliche Tracker (siehe Abschnitt 9 unten).
2.5 Daten des Ooklo-Assistenten (Telegram & WhatsApp)
Wenn Sie den Ooklo-Assistenten mit Ihrem Konto verbinden, verarbeiten wir Kanalkennungen (Telegram-Nutzer-ID und Chat-ID, WhatsApp-Telefonnummer und Business-Anzeigename), Profil-Metadaten, die Nachrichten, die Sie mit dem Assistenten austauschen, kurzlebige Kopplungstoken sowie betriebsbezogene Metadaten (Zeitstempel, Zustellstatus, Antwortzeit von Befehlen). Telegram-Daten werden über die offizielle Telegram Bot API verarbeitet; WhatsApp-Daten über die WhatsApp Business Cloud API von Meta.
Gesprächsdaten werden für die Dauer Ihres Abonnements aufbewahrt und innerhalb von 30 Tagen nach der Trennung oder auf ausdrücklichen Wunsch gelöscht. Alle Einzelheiten (einschließlich der Minimierung des an die KI übermittelten Kontexts und des Verfahrens zur Trennung) finden Sie in unserer Datenschutzerklärung, Abschnitt 3.5.
2.6 Wie wir die Daten verwenden
Wir können diese personenbezogenen Daten verwenden, um:
- den von Ihnen abonnierten Dienst zu erbringen und Ihr Konto zu führen;
- Ihnen Produktneuigkeiten, Dienstbenachrichtigungen und (mit Ihrer Einwilligung) Marketingmitteilungen über Ooklo zu senden;
- Zahlungen abzuwickeln, Rechnungen auszustellen und offene Beträge einzuziehen;
- Support zu leisten, Störungen zu beheben und den Dienst zu verbessern;
- Betrug, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu erkennen;
- unsere gesetzlichen und behördlichen Pflichten zu erfüllen.
2.7 Wie wir Sie kontaktieren
Je nach den von Ihnen angegebenen Kontaktdaten und Ihren Kommunikationseinstellungen können wir Sie erreichen per:
- elektronischer Nachricht (E-Mail, SMS, Benachrichtigung in der App);
- Telefon, wenn Sie einen Rückruf angefordert haben oder bei dienstkritischen Problemen;
- Post, in begrenzten Fällen (Verträge, rechtliche Mitteilungen).
Sie können Ihre Kommunikationseinstellungen jederzeit in Ihren Kontoeinstellungen ändern oder uns dazu unter contact@ooklo.com kontaktieren.
3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Ooklo verarbeitet personenbezogene Daten auf einer oder mehreren der folgenden Rechtsgrundlagen:
- Ihre Einwilligung: wenn Sie ein Kontaktformular absenden, unseren Newsletter abonnieren oder dem Setzen von Cookies und Trackern auf Ihrem Gerät zustimmen.
- Erfüllung eines Vertrags: Die Erhebung personenbezogener Daten unserer Kunden und Nutzer ist erforderlich, um den von Ihnen abonnierten Dienst zu erbringen (Kontoverwaltung, Durchführung von Kampagnen, Abrechnung).
- Berechtigtes Interesse: für die Verbesserung des Dienstes, Sicherheit und Betrugsprävention, Akquise im B2B-Bereich und statistische Auswertungen. Wir prüfen fortlaufend, dass unser berechtigtes Interesse in einem ausgewogenen Verhältnis zu Ihren Rechten und Freiheiten steht.
- Rechtliche Verpflichtung: für Buchhaltungs- und Steuerunterlagen, Antworten auf Anfragen zuständiger Behörden und sonstige regulatorische Anforderungen.
4. Wie wir Daten erheben
4.1 Cookies auf Ihrem Gerät
Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien für den grundlegenden Betrieb der Website, die Reichweitenmessung und (mit Ihrer Einwilligung) für Auswertungen. Siehe Abschnitt 9 unten.
4.2 Formulare und Kontoerstellung
Wenn Sie ein Ooklo-Konto anlegen, eine Demo anfordern, ein Kontaktformular absenden oder einen kostenpflichtigen Tarif abonnieren, geben Sie personenbezogene Daten direkt an. Wir erheben nur, was zur Erbringung der angeforderten Leistung erforderlich ist.
4.3 Telefon und E-Mail
Wenn Sie unser Support- oder Vertriebsteam telefonisch oder per E-Mail kontaktieren, können wir den wesentlichen Inhalt des Austauschs festhalten (nicht die Tonaufnahme), um Ihr Anliegen weiterzuverfolgen und das Gespräch korrekt zu dokumentieren. Sie können Ihre Rechte an diesen Daten jederzeit ausüben.
4.4 Indirekte Erhebung
In begrenzten B2B-Fällen können wir berufliche Kontaktdaten zu Akquisezwecken von Dritten oder aus öffentlichen Quellen (Unternehmenswebsites, offene Daten, Handelsregister) beziehen. In all diesen Fällen:
- schließen wir einen Vertrag mit der dritten Quelle;
- informieren wir die betroffenen Personen über die Übernahme ihrer Daten in unsere Dateien;
- dokumentieren wir die Herkunft der Daten, damit sie nachvollziehbar bleibt;
- informieren wir die betroffenen Personen darüber, wie sie ihre Rechte ausüben können.
5. Wer hat Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten?
Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten niemals. Wir geben sie nur an die folgenden Kategorien von Empfängern weiter, auf Grundlage strenger vertraglicher Pflichten und DSGVO-konformer Verträge zur Auftragsverarbeitung:
5.1 Vertrauenswürdige Dienstleister (Auftragsverarbeiter)
Sie handeln in unserem Auftrag, um den Dienst zu erbringen:
- Hosting und Infrastruktur: Alle Unterauftragsverarbeiter befinden sich in der Europäischen Union: OVH SAS (Roubaix, Frankreich), Hetzner Online GmbH (Falkenstein/Nürnberg, Deutschland, und Helsinki, Finnland), Scaleway SAS (Paris und Amsterdam) sowie Backblaze B2 Cloud Storage in seiner Region EU (Amsterdam, Niederlande). Ooklo wird zu 100 % in der Europäischen Union gehostet; keine Daten verlassen die EU.
- Künstliche Intelligenz: Mistral AI (Frankreich), eingesetzt für Funktionen zur Erstellung von Inhalten und für Assistenzwerkzeuge.
- Zahlungen: Stripe (PCI-DSS-konformer Zahlungsdienstleister); Ooklo speichert keine vollständigen Kartennummern.
- E-Mail-Versand: Anbieter von Transaktions-E-Mails (z. B. Brevo, SendGrid), die für den Versand von Dienstbenachrichtigungen und Kundenkampagnen eingesetzt werden.
- SMS-Versand: Infobip Ltd (Betrieb in der EU) für den SMS-Versand in ganz Europa, auf Grundlage eines DSGVO-konformen Vertrags zur Auftragsverarbeitung.
- Werkzeuge für den Kundensupport: Anbieter von Ticketsystemen und Live-Chat, die zur Beantwortung Ihrer Anfragen eingesetzt werden.
5.2 Verbundene Plattformen (mit Ihrer Einwilligung)
Wenn Sie externe Dienste (Meta/Facebook/Instagram, Google usw.) mit Ooklo verbinden, werden Daten mit diesen Plattformen über deren offizielle Schnittstellen (APIs) gemäß den von Ihnen erteilten Berechtigungen ausgetauscht.
5.3 Datenpartner des Marketplace
Für Interessentendaten aus dem Marketplace arbeiten wir mit lizenzierten Datenanbietern zusammen, die Kontaktdaten zur Miete für einzelne Kampagnen bereitstellen. Diese Partner sind für die Erhebung der Daten eigenständige Verantwortliche und bei der Bereitstellung für Ihre Kampagne Auftragsverarbeiter. Alle Partner sind vertraglich verpflichtet, die DSGVO einzuhalten und die Rechte der betroffenen Personen zu wahren.
5.4 Behörden und gesetzliche Anforderungen
Wir können personenbezogene Daten gegenüber Verwaltungs- oder Justizbehörden offenlegen, wenn dies gesetzlich oder durch gerichtliche Anordnung vorgeschrieben ist oder zur Wahrung unserer Rechte erforderlich ist, sowie gegenüber Finanzinstituten und Strafverfolgungsbehörden zur Verhinderung oder Aufdeckung von Betrug, sofern eine solche Offenlegung erforderlich ist.
Wir stellen vertraglich sicher, dass alle in unserem Auftrag handelnden Dritten ausschließlich nach unseren Weisungen tätig werden, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen umsetzen und Ihre Daten nicht für andere als die von uns genehmigten Zwecke verwenden. Sofern nicht ausdrücklich anders angegeben, entsprechen die Bedingungen der Verarbeitung und Ihre Rechte bei diesen Dienstleistern den in dieser Richtlinie beschriebenen.
6. Wie lange wir Ihre Daten speichern
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die in dieser Richtlinie genannten Zwecke unbedingt erforderlich und nach geltendem Recht vorgeschrieben ist. Die Speicherfristen hängen von der Art der Beziehung (Kunde oder Interessent), der betreffenden Tätigkeit und den Gepflogenheiten der Branche ab.
| Datenkategorie | Speicherdauer |
|---|---|
| Daten aktiver Konten | Laufzeit des Abonnements |
| Daten nach Schließung des Kontos | Übergangsfrist von 30 Tagen (Zeitraum für Reaktivierung bzw. Export), danach Löschung (vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten und der Löschung von Sicherungskopien innerhalb von 60 Tagen) |
| Abrechnungs- und Rechnungsunterlagen | 10 Jahre (gesetzliche Verpflichtung) |
| Daten von Interessenten | 3 Jahre ab dem letzten Kontakt |
| Interessentendaten aus dem Marketplace (pro Kampagne) | Löschung am Ende jeder Kampagne |
| Cookies | höchstens 13 Monate |
| Serverprotokolle | 12 Monate |
| Sicherungskopien | Löschung innerhalb von 60 Tagen |
Kundendaten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung aufbewahrt. Im Falle eines gerichtlichen oder behördlichen Verfahrens können Daten so lange aufbewahrt werden, wie es zur Klärung der Angelegenheit erforderlich ist.
7. Internationale Datenübermittlungen
Ooklo wird ausschließlich in der Europäischen Union gehostet, bei OVH (Frankreich), Hetzner (Deutschland / Finnland), Scaleway (Frankreich / Niederlande) und Backblaze B2 (Region EU, Niederlande), und wir setzen alles daran, personenbezogene Daten innerhalb der EU bzw. des EWR zu halten.
Müssen Daten an einen Dienstleister in einem Drittland übermittelt werden, stellen wir sicher, dass geeignete Garantien bestehen (Standardvertragsklauseln, ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder ein anderer DSGVO-konformer Übermittlungsmechanismus), damit ein gleichwertiges Schutzniveau gewährleistet bleibt.
8. Wie wir Ihre Daten schützen
Wir verarbeiten Ihre Daten so, dass ein angemessenes Sicherheitsniveau gewährleistet ist, durch technische und organisatorische Maßnahmen, darunter:
- Verschlüsselung im Ruhezustand (AES-256) und bei der Übertragung (TLS 1.2+);
- strenge rollenbasierte Zugriffskontrollen und das Prinzip der geringsten Rechte;
- Protokollierung sensibler Vorgänge;
- regelmäßige Sicherheitsaudits und Penetrationstests;
- den Ansatz „Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen“ in der Produktentwicklung;
- Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) für Verarbeitungen mit hohem Risiko;
- Schulung der Mitarbeitenden zu Datenschutz und Informationssicherheit.
Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die voraussichtlich Ihre Rechte und Freiheiten beeinträchtigt, benachrichtigen wir Sie und die zuständige Aufsichtsbehörde gemäß der DSGVO innerhalb von 72 Stunden.
9. Cookies und Tracker
Wir verwenden Cookies für den grundlegenden Betrieb der Website (Spracheinstellungen, Sitzungsverwaltung, Sicherheit) und, mit Ihrer Einwilligung, für die Reichweitenmessung. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Cookies abgelehnt werden; dies kann jedoch die Funktionsfähigkeit der Website beeinträchtigen.
Alle Einzelheiten finden Sie im Abschnitt zu Cookies unserer Datenschutzerklärung. Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über das Einwilligungsbanner auf unserer Website ändern.
10. Ihre Rechte
Sie haben Rechte an Ihren personenbezogenen Daten, mit denen Sie auf diese zugreifen, sie berichtigen, ihre Verarbeitung einschränken, sie übertragen oder löschen lassen können:
| Recht | Was es Ihnen ermöglicht |
|---|---|
| Auskunft | Eine Bestätigung erhalten, dass wir Ihre Daten verarbeiten, und eine Kopie davon erhalten. |
| Berichtigung | Unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen lassen. |
| Widerspruch | Der Verarbeitung widersprechen (außer wenn sie auf einem Vertrag, einer rechtlichen Verpflichtung oder lebenswichtigen Interessen beruht). |
| Löschung | Ihre Daten löschen lassen (außer wenn eine rechtliche Verpflichtung oder das öffentliche Interesse dem entgegensteht). |
| Datenübertragbarkeit | Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten (wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht). |
| Einschränkung | In bestimmten Fällen einschränken, wie wir Ihre Daten verarbeiten. |
| Verfügungen für den Todesfall | Festlegen, wie Ihre Daten nach Ihrem Tod aufbewahrt, gelöscht und weitergegeben werden sollen. |
| Widerruf der Einwilligung | Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht. |
| Beschwerde | Sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihr Anliegen nicht ordnungsgemäß bearbeitet haben. |
Diese Rechte können Sie vorbehaltlich bestimmter Voraussetzungen jederzeit ausüben. Wir antworten so schnell wie möglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Antrags.
11. So üben Sie Ihre Rechte aus
Verantwortlicher: VICMEDIA LTD (handelnd unter dem Namen Ooklo)
126 Aldersgate Street, London, England, EC1A 4JQ
Kontakt: contact@ooklo.com
Um Ihre Rechte auszuüben, schreiben Sie uns eine E-Mail an contact@ooklo.com mit dem Betreff „DSGVO-Antrag“.
Damit wir Ihren Antrag schnell und korrekt bearbeiten können, geben Sie bitte Ihren vollständigen Namen, die mit Ihrem Ooklo-Konto verknüpfte E-Mail-Adresse, eine Postanschrift und eine Telefonnummer an. Bei bestimmten Anträgen (Auskunftsrecht, Recht auf Datenübertragbarkeit, Anträge von Erben) und zu Ihrem Schutz vor Identitätsdiebstahl können wir Sie bitten, eine Kopie eines Ausweisdokuments und alle weiteren zur Prüfung Ihres Antrags erforderlichen Informationen beizufügen.
Recht auf Vergessenwerden: Ihre personenbezogenen Daten werden innerhalb eines Monats nach Eingang eines gültigen Antrags aus unseren aktiven Systemen gelöscht. Sicherungskopien werden innerhalb von weiteren 60 Tagen gelöscht. Daten, die einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen (z. B. Rechnungen), werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Frist sicher archiviert und danach gelöscht.
Sie können außerdem Beschwerde bei unserer federführenden Aufsichtsbehörde (dem UK Information Commissioner's Office, ICO) oder, wenn Sie Ihren Wohnsitz in der EU haben, bei Ihrer nationalen Datenschutzbehörde einlegen (etwa der CNIL in Frankreich oder der AEPD in Spanien).
12. Änderungen dieser Richtlinie
Wir können diese Richtlinie jederzeit ändern. Die überarbeitete Fassung wird mit dem Datum der letzten Aktualisierung auf dieser Seite veröffentlicht. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder über die Ooklo-Plattform.
Zuletzt aktualisiert: April 2026
Mit Genehmigung unseres Datenpartners übernommen und angepasst.