Datenschutzerklärung

1. Geltungsbereich dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Ooklo Ihre personenbezogenen Daten erhebt, verwendet, speichert, weitergibt und schützt, wenn Sie:

• unsere Website ooklo.com besuchen;
• die Ooklo-Plattform und ihre Dienste nutzen (Erstellung von Kampagnen, Mehrkanal-Marketing, Verwaltung sozialer Netzwerke, Auswertungen);
• Ihre Social-Media-Konten (Facebook, Instagram usw.) mit der Ooklo-Plattform verbinden;
• den Ooklo-Assistenten auf Telegram oder WhatsApp nutzen, um Ihr Geschäft per Chat zu steuern (Kampagnen, Bewertungen, Buchungen, Briefings, Benachrichtigungen);
• uns über unsere Formulare, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren.

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

2. Welche Daten wir erheben

Nach dem Grundsatz der Datenminimierung erheben wir nur die Daten, die für die nachstehend beschriebenen Zwecke unbedingt erforderlich sind.

2.1 Daten, die Sie uns direkt mitteilen

• Konto- und Kontaktdaten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Passwort (verschlüsselt), Name des Unternehmens, Position, Branche, Rechnungsadresse.
• Formulareingaben: Inhalt von Nachrichten, Anfragen, Newsletter-Anmeldung.
• Von Ihnen erstellte Inhalte: Inhalte von Marketingkampagnen, von Ihnen hochgeladene Kundenlisten, Markenelemente (Logos, Bilder), Vorlagen.
• Zahlungsdaten: werden von unserem Zahlungsdienstleister Stripe sicher verarbeitet. Ooklo speichert keine vollständigen Kartennummern.

2.2 Automatisch erhobene Daten

• Technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp, Gerätetyp, Betriebssystem, Sprache, Zeitzone.
• Nutzungsdaten: besuchte Seiten, genutzte Funktionen, Klicks, Sitzungsdauer, verweisende URL.
• Cookies und Tracker: siehe den Abschnitt zu Cookies weiter unten.

2.3 Von Drittplattformen erhobene Daten

Wenn Sie externe Dienste mit Ooklo verbinden (Facebook/Instagram über Meta, Google-Dienste, Telegram, WhatsApp Business usw.), erhalten wir Daten über deren Schnittstellen (APIs), mit Ihrer Einwilligung und im Rahmen der von Ihnen erteilten Berechtigungen. Zu den Meta-spezifischen Daten siehe Abschnitt 3 unten, zu den über den Ooklo-Assistenten (Telegram & WhatsApp) erhobenen Daten Abschnitt 3.5.

3. Über Meta-Plattformen erhobene Daten (Facebook & Instagram)

3.1 Welche Daten wir von Meta erheben

Je nach den Berechtigungen, die Sie im Rahmen der OAuth-Autorisierung erteilen, können wir folgende Daten erheben und speichern:

• Profilinformationen: Ihr Name, Ihr Profilbild, Ihre Facebook-/Instagram-Nutzer-ID, Ihre E-Mail-Adresse (falls freigegeben).
• Seitendaten: Name der Seite, Seiten-ID, Profilbild der Seite, Kategorie der Seite, Liste der Administratoren.
• Seiteninhalte: bestehende Beiträge, geplante Beiträge, Kommentare, über die Seite empfangene Nachrichten (sofern zutreffend).
• Statistiken und Kennzahlen: Reichweite, Impressionen, Interaktionen, demografische Daten der Follower (nur aggregierte Daten), erfolgreichste Inhalte.
• Zugriffstoken: kurz- und langlebige OAuth-Zugriffstoken, verschlüsselt gespeichert, die verwendet werden, um in Ihrem Namen Inhalte zu veröffentlichen und Auswertungen abzurufen.
• Instagram-Business-Daten: Konto-ID, Medien (bestehende und geplante Beiträge), Statistiken, Leistung von Hashtags.

3.2 Wie Ooklo Meta-Daten verwendet

Wir verwenden diese Daten ausschließlich zur Erbringung der von Ihnen angeforderten Leistungen:

• Veröffentlichung von Inhalten: Planung und Veröffentlichung von Inhalten auf Ihrer Facebook-Seite oder Ihrem Instagram-Konto zum von Ihnen gewählten Zeitpunkt.
• Anzeige von Auswertungen: Darstellung von Leistungskennzahlen (Reichweite, Interaktionen, Wachstum der Zielgruppe) im Ooklo-Dashboard.
• Inhaltsvorschläge: Unsere KI kann die bisherige Leistung analysieren, um optimale Veröffentlichungszeiten, Hashtags oder inhaltliche Schwerpunkte vorzuschlagen.
• Verwaltung der Zielgruppe: Anzeige von Informationen zu Followern und Zielgruppe, damit Sie Ihre Kampagnen gezielt anpassen können.
• Verwaltung von Nachrichten: sofern freigegeben, Unterstützung beim Beantworten von Kommentaren und Direktnachrichten über einen zentralen Posteingang.

Wir verwenden Meta-Daten niemals für andere als die oben genannten Zwecke. Wir verkaufen, vermieten oder tauschen Meta-Daten nicht an bzw. mit Dritten. Wir verwenden Meta-Daten nicht zur Erstellung von Werbeprofilen außerhalb des Umfangs der Leistungen, die Sie ausdrücklich abonniert haben.

3.3 Wie Ooklo Meta-Daten speichert und schützt

• Speicherort: Rechenzentren in der Europäischen Union (DSGVO-konform).
• Verschlüsselung: Alle OAuth-Token und sensiblen Daten werden im Ruhezustand (AES-256) und bei der Übertragung (TLS 1.2+) verschlüsselt.
• Zugriffskontrollen: Nur befugte Ooklo-Mitarbeitende mit zwingendem Informationsbedarf (Need-to-know-Prinzip) können auf gespeicherte Daten zugreifen, mit Protokollierung.
• Speicherdauer: Meta-Daten werden nur so lange gespeichert, wie Ihr Ooklo-Konto aktiv und die Integration verbunden ist. Einzelheiten zur Speicherdauer finden Sie in Abschnitt 7.

3.4 Trennen Ihrer Meta-Konten

Sie können Ihre Facebook-/Instagram-Integration jederzeit trennen:

• In Ooklo: Einstellungen → Integrationen → Trennen.
• Direkt in Facebook: Einstellungen → Business-Integrationen → Ooklo entfernen.

Mit der Trennung werden die OAuth-Token sofort widerrufen. Die zugehörigen Daten werden innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (z. B. Abrechnungsunterlagen).

3.5 Über den Ooklo-Assistenten erhobene Daten (Telegram & WhatsApp)

3.5.1 Welche Daten wir erheben

Wenn Sie eine Telegram- oder WhatsApp-Nummer mit Ihrem Ooklo-Konto verknüpfen, erhalten und speichern wir:

• Kanalkennungen: Telegram-Nutzer-ID, Telegram-Chat-ID, WhatsApp-Telefonnummer, WhatsApp-Business-Anzeigename. Damit kann der Assistent Sie ansprechen und Benachrichtigungen in die richtige Unterhaltung leiten.
• Profil-Metadaten: Vorname, Nachname, bevorzugte Sprache, Profilbild (sofern der Kanal es bereitstellt).
• Nachrichteninhalte: die Nachrichten, die Sie an den Assistenten senden, und seine Antworten. Sie werden verwendet, um Ihre Anfragen auszuführen (eine Kampagne starten, eine Bewertung beantworten, Ihre Kennzahlen abrufen) und um das Verständnis des Bots im Laufe der Zeit zu verbessern. Nachrichten werden niemals für Werbung verwendet oder an Dritte verkauft.
• Authentifizierungsdaten: ein kurzlebiger Magic Link bzw. QR-Token, um Ihr Messaging-Konto beim ersten Mal mit Ihrem Ooklo-Dashboard zu koppeln.
• Betriebsbezogene Metadaten: Zeitstempel der Nachrichten, Zustellstatus, Antwortzeit von Befehlen, erkannte Sprache. Sie dienen der Zuverlässigkeit des Produkts und Auswertungen (aggregiert, niemals personenbezogen identifizierend).

3.5.2 Wie wir sie verwenden

• Ausführung der Aktionen, die Sie im Chat anfordern: Kampagnen, Bewertungen, Buchungen, Briefings, Benachrichtigungen, Abfragen des Guthabens, Kennzahlen über mehrere Standorte.
• Versand proaktiver Benachrichtigungen, für die Sie sich entschieden haben (tägliches Briefing, Wochenbericht, Hinweis auf negative Bewertungen, Hinweis auf Stornierungen), unter Beachtung der von Ihnen eingestellten Ruhezeiten.
• Erstellung kurzer KI-gestützter Vorschläge (Antwortentwürfe, Kampagnentexte) mithilfe unseres souveränen KI-Anbieters. Bei jedem KI-Aufruf wird nur der unbedingt erforderliche Kontext verarbeitet; der vollständige Gesprächsverlauf wird niemals übermittelt.
• Support und Fehlerbehebung bei Störungen (Techniker greifen nur bei Bedarf und mit protokolliertem Prüfpfad ein).

3.5.3 Beteiligte Drittplattformen

Der Assistent nutzt die offiziellen Schnittstellen von Telegram und Meta (für WhatsApp Business). Personenbezogene Daten werden von diesen Anbietern zusätzlich zu unserer Erklärung gemäß deren eigenen Datenschutzhinweisen verarbeitet:

• Telegram: siehe telegram.org/privacy.
• Meta / WhatsApp Business: siehe whatsapp.com/legal/business-privacy-policy.

3.5.4 Speicherung, Speicherdauer & Trennung

• Speicherung: Die Daten des Assistenten liegen in derselben europäischen Infrastruktur wie der Rest der Ooklo-Plattform (OVHcloud, Region EU). Nachrichten werden im Ruhezustand verschlüsselt.
• Speicherdauer: Der Gesprächsverlauf wird so lange aufbewahrt, wie Ihr Ooklo-Konto aktiv ist. Sie können jederzeit die Löschung des Chatverlaufs verlangen, ohne Ihr Ooklo-Konto zu löschen.
• Trennung: Senden Sie jederzeit /unlink an den Assistenten oder entfernen Sie die Integration unter Einstellungen → Integrationen → Assistent. Die Token werden sofort widerrufen; die zugehörigen Chatdaten werden innerhalb von 30 Tagen gelöscht (sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht).
• Außerhalb des Ooklo-Assistenten: Nachrichten, die über die üblichen Kundensupport-Kanäle (E-Mail, Kontaktformular) mit Ooklo ausgetauscht werden, unterliegen den übrigen Bestimmungen dieser Erklärung.

4. Zu welchen Zwecken wir Ihre Daten verarbeiten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

• Erbringung der Leistungen: Einrichtung, Verwaltung und Betrieb Ihres Ooklo-Kontos; Durchführung von Kampagnen; Veröffentlichung von Inhalten; Anzeige von Auswertungen.
• Kundensupport: Beantwortung Ihrer Anfragen, Fehlerbehebung, Unterstützung.
• Verbesserung der Leistungen: Analyse von Nutzungsmustern, um Funktionen zu verbessern, Fehler zu beheben und neue Funktionen zu entwickeln.
• Kommunikation: Versand von dienstbezogenen Benachrichtigungen, Produktneuigkeiten und (mit Ihrer Einwilligung) Marketingmitteilungen.
• Abrechnung: Abwicklung von Zahlungen, Ausstellung von Rechnungen, Einziehung offener Beträge.
• Sicherheit & Betrugsprävention: Erkennung von unbefugtem Zugriff, Missbrauch und betrügerischen Aktivitäten.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Erfüllung unserer gesetzlichen und behördlichen Pflichten.

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf einer oder mehreren der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Einwilligung: für Cookies und Tracker, Marketingmitteilungen, optionale Funktionen und Meta-Integrationen.
• Erfüllung eines Vertrags: zur Erbringung der von Ihnen abonnierten Leistungen.
• Berechtigtes Interesse: für die Verbesserung der Leistungen, die Betrugsprävention und die Akquise im B2B-Bereich (unter Abwägung mit Ihren Rechten).
• Rechtliche Verpflichtung: für Abrechnungsunterlagen, die Einhaltung steuerrechtlicher Vorschriften und Auskünfte an zuständige Behörden.

6. An wen wir Daten weitergeben

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten niemals. Wir geben sie nur weiter an:

6.1 Vertrauenswürdige Dienstleister (Auftragsverarbeiter)

Sie handeln in unserem Auftrag auf Grundlage strenger vertraglicher Pflichten und DSGVO-konformer Verträge zur Auftragsverarbeitung:

• Hosting & Infrastruktur: Alle unsere Hosting-Unterauftragsverarbeiter befinden sich in der Europäischen Union.
  • OVH SAS: Hosting der Daten in Roubaix, Frankreich.
  • Hetzner Online GmbH: zusätzliche Rechenkapazität in Falkenstein/Nürnberg (Deutschland) und Helsinki (Finnland).
  • Scaleway SAS: französischer Cloud-Anbieter, Rechenzentren in Paris und Amsterdam.
  • Backblaze B2 Cloud Storage: Objektspeicher für Sicherungskopien und Mediendateien, Region EU (Amsterdam, Niederlande). Alle Buckets sind fest der Region EU zugeordnet; keine Daten verlassen die EU.
• Zahlungen: Stripe (PCI-DSS-konformer Zahlungsdienstleister).
• E-Mail-Versand: Brevo, SendGrid oder gleichwertige Anbieter für Transaktions-E-Mails.
• SMS-Gateway: Infobip Ltd (Betrieb in der EU) für den SMS-Versand in ganz Europa. Mobilfunknummern werden über die offiziellen A2P-Kanäle von Infobip auf Grundlage eines DSGVO-konformen Vertrags zur Auftragsverarbeitung an die Netze der Mobilfunkbetreiber übermittelt.
• Analyse: Plausible bzw. datenschutzfreundliche Analysewerkzeuge (keine personenbezogenen Daten).
• Werkzeuge für den Kundensupport: Anbieter von Ticketsystemen und Live-Chat.
• Data-Management-Plattformen (DMP) und Gateway-Anbieter: für die Zustellung von Kampagnen und die Aktivierung von Zielgruppen.

6.2 Verbundene Plattformen (mit Ihrer Einwilligung)

Wenn Sie externe Dienste mit Ooklo verbinden, werden Daten mit diesen Plattformen über deren offizielle Schnittstellen gemäß den von Ihnen erteilten Berechtigungen ausgetauscht:

• Meta: Facebook, Instagram und WhatsApp Business (Cloud API).
• Google: Google Unternehmensprofil, Google Ads.
• Telegram: Telegram Bot API für den Ooklo-Assistenten.

6.3 Behörden und gesetzliche Anforderungen

Wir können personenbezogene Daten offenlegen, wenn dies gesetzlich oder durch gerichtliche Anordnung vorgeschrieben ist oder zur Wahrung unserer Rechte erforderlich ist.

7. Wie lange wir Ihre Daten speichern

• Daten aktiver Konten: für die Dauer Ihres Abonnements.
• Nach Schließung des Kontos: Es gilt eine Übergangsfrist von 30 Tagen, in der Sie Ihr Konto reaktivieren oder Ihre Daten exportieren können; danach werden die Kontodaten gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (siehe Abrechnung & Rechnungsstellung unten) oder die Aufbewahrung für laufende Sicherungskopien technisch erforderlich ist (Löschung innerhalb von 60 Tagen, siehe letzter Punkt).
• Abrechnung & Rechnungsstellung: 10 Jahre (gesetzliche Verpflichtung).
• Daten von Interessenten: 3 Jahre ab dem letzten Kontakt.
• Cookies: höchstens 13 Monate.
• Daten aus der Meta-Integration: Löschung innerhalb von 30 Tagen nach der Trennung.
• Daten des Ooklo-Assistenten (Telegram & WhatsApp): Der Gesprächsverlauf wird aufbewahrt, solange Ihr Konto aktiv ist; Löschung innerhalb von 30 Tagen nach der Trennung oder auf Anfrage.
• Sicherungskopien: automatische Löschung innerhalb von 60 Tagen.

8. Wie wir Ihre Daten schützen

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, darunter:

• Verschlüsselung im Ruhezustand (AES-256) und bei der Übertragung (TLS 1.2+).
• Strenge Zugriffskontrollen (rollenbasiert, Prinzip der geringsten Rechte).
• Protokollierung sensibler Vorgänge.
• Regelmäßige Sicherheitsaudits und Penetrationstests.
• Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen in unseren Entwicklungsprozessen.
• Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) für Verarbeitungen mit hohem Risiko.
• Schulung der Mitarbeitenden zu Datenschutz und Sicherheit.

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die Ihre Rechte beeinträchtigt, benachrichtigen wir Sie und die zuständige Aufsichtsbehörde gemäß der DSGVO innerhalb von 72 Stunden.

9. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten folgende Rechte:

• Auskunftsrecht: Bestätigung, ob Daten verarbeitet werden, und eine Kopie Ihrer Daten erhalten.
• Recht auf Berichtigung: unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen lassen.
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“): die Löschung Ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken lassen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten.
• Widerspruchsrecht: der Verarbeitung widersprechen, insbesondere zu Zwecken der Direktwerbung.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung: jederzeit, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht.
• Recht, Verfügungen für den Todesfall festzulegen: zur Aufbewahrung, Löschung und Weitergabe Ihrer Daten nach Ihrem Tod.
• Recht auf Beschwerde: bei einer Aufsichtsbehörde. Personen mit Wohnsitz im Vereinigten Königreich können sich an das ICO wenden; Personen mit Wohnsitz in der EU können sich an ihre nationale Datenschutzbehörde wenden (z. B. die CNIL in Frankreich, die AEPD in Spanien).

Um Ihre Rechte auszuüben, schreiben Sie eine E-Mail an dpo@ooklo.com. Wir antworten innerhalb eines Monats.

10. So beantragen Sie die Löschung Ihrer Daten

Ihr Antrag sollte Folgendes enthalten:

• Ihren vollständigen Namen und die mit Ihrem Ooklo-Konto verknüpfte E-Mail-Adresse;
• die Bestätigung, dass Sie alle Daten löschen lassen möchten, oder die Angabe bestimmter Datenkategorien (z. B. nur Meta-Daten);
• eine Kopie eines Ausweisdokuments (zum Schutz vor Identitätsdiebstahl).

Innerhalb von 30 Tagen nach Eingang eines gültigen Antrags:

• werden alle Ihre personenbezogenen Daten endgültig aus unseren aktiven Systemen gelöscht;
• werden die OAuth-Token (Meta, Google usw.) widerrufen;
• werden Sicherungskopien innerhalb von weiteren 60 Tagen gelöscht;
• werden Daten, die einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen (z. B. Rechnungen), bis zum Ablauf der gesetzlichen Frist sicher archiviert und danach gelöscht.

Sie erhalten eine schriftliche Bestätigung, sobald die Löschung abgeschlossen ist.

Direkte Löschung von Meta-Daten: Sie können die Löschung Meta-spezifischer Daten auch direkt über Ihre Facebook-Einstellungen beantragen (Einstellungen → Apps und Websites → Ooklo → Entfernen). Die Entfernung löst auf unserer Seite innerhalb von 30 Tagen eine automatische Löschung aus.

11. Kontakt & Datenschutzbeauftragter

12. Internationale Datenübermittlungen

Ihre personenbezogenen Daten werden in erster Linie innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Werden Daten in Drittländer übermittelt, stellen wir sicher, dass geeignete Garantien bestehen (Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschlüsse oder andere DSGVO-konforme Mechanismen).

13. Cookies

Wir verwenden Cookies für den grundlegenden Betrieb der Website (Spracheinstellungen, Sitzungsverwaltung) und für die Reichweitenmessung. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Cookies abgelehnt werden; dies kann jedoch die Funktionsfähigkeit der Website beeinträchtigen.

14. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ändern. Die überarbeitete Fassung wird mit dem Datum der letzten Aktualisierung auf dieser Seite veröffentlicht. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder über die Ooklo-Plattform.

Zuletzt aktualisiert: April 2026