Informativa sulla privacy

1. Ambito di applicazione della presente informativa

La presente informativa sulla privacy spiega come Ooklo raccoglie, utilizza, conserva, condivide e protegge i tuoi dati personali quando:

• Visiti il nostro sito ooklo.com;
• Utilizzi la piattaforma Ooklo e i relativi servizi (creazione di campagne, marketing multicanale, gestione dei social media, statistiche);
• Colleghi i tuoi account social (Facebook, Instagram, ecc.) alla piattaforma Ooklo;
• Utilizzi l'Assistente Ooklo su Telegram o WhatsApp per gestire la tua attività via chat (campagne, recensioni, prenotazioni, riepiloghi, avvisi);
• Ci contatti tramite i nostri moduli, via email o per telefono.

Per "dati personali" si intende qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile.

2. Dati che raccogliamo

In conformità al principio di minimizzazione, raccogliamo solo i dati strettamente necessari alle finalità descritte di seguito.

2.1 Dati che ci fornisci direttamente

• Dati dell'account e di contatto: nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono, password (cifrata), ragione sociale, ruolo, settore, indirizzo di fatturazione.
• Moduli inviati: contenuto dei messaggi, richieste, iscrizione alla newsletter.
• Contenuti che crei: contenuti delle campagne di marketing, elenchi di clienti che carichi, elementi del marchio (loghi, immagini), modelli.
• Dati di pagamento: trattati in modo sicuro dal nostro fornitore di servizi di pagamento Stripe. Ooklo non conserva i numeri completi delle carte.

2.2 Dati raccolti automaticamente

• Dati tecnici: indirizzo IP, tipo di browser, tipo di dispositivo, sistema operativo, lingua, fuso orario.
• Dati di utilizzo: pagine visitate, funzionalità utilizzate, clic, durata della sessione, URL di provenienza.
• Cookie e strumenti di tracciamento: vedi la sezione sui cookie più avanti.

2.3 Dati raccolti da piattaforme di terzi

Quando colleghi servizi esterni a Ooklo (Facebook/Instagram tramite Meta, servizi Google, Telegram, WhatsApp Business, ecc.), riceviamo dati tramite le loro API, con il tuo consenso e nei limiti delle autorizzazioni che concedi. Vedi la sezione 3 per i dati specifici di Meta e la sezione 3.5 per i dati raccolti tramite l'Assistente Ooklo (Telegram e WhatsApp).

3. Dati raccolti tramite le piattaforme Meta (Facebook e Instagram)

3.1 Dati che raccogliamo da Meta

In base alle autorizzazioni che concedi durante la procedura di autorizzazione OAuth, possiamo raccogliere e conservare:

• Informazioni del profilo: nome, immagine del profilo, ID utente Facebook/Instagram, indirizzo email (se autorizzato).
• Dati della Pagina: nome della Pagina, ID della Pagina, immagine del profilo della Pagina, categoria della Pagina, elenco degli amministratori.
• Contenuti della Pagina: post esistenti, post programmati, commenti, messaggi ricevuti tramite la Pagina (se del caso).
• Statistiche e metriche: copertura, impression, interazioni, dati demografici dei follower (solo dati aggregati), contenuti con il miglior rendimento.
• Token di accesso: token di accesso OAuth di breve e di lunga durata, conservati in forma cifrata, utilizzati per pubblicare contenuti e recuperare le statistiche per tuo conto.
• Dati di Instagram Business: ID dell'account, contenuti multimediali (post esistenti e programmati), statistiche, rendimento degli hashtag.

3.2 Come Ooklo utilizza i dati di Meta

Utilizziamo questi dati esclusivamente per fornire i servizi che hai richiesto:

• Pubblicazione di contenuti: programmazione e pubblicazione di contenuti sulla tua Pagina Facebook o sul tuo account Instagram nel momento da te scelto.
• Visualizzazione delle statistiche: presentazione delle metriche di rendimento (copertura, interazioni, crescita del pubblico) nel pannello di controllo di Ooklo.
• Suggerimenti di contenuti: la nostra IA può analizzare il rendimento passato per suggerire gli orari di pubblicazione, gli hashtag o gli argomenti più efficaci.
• Gestione del pubblico: visualizzazione di informazioni su follower e pubblico per aiutarti ad adattare le tue campagne.
• Gestione dei messaggi: se autorizzato, aiuto nella risposta a commenti e messaggi diretti da una casella di posta unificata.

Non utilizziamo mai i dati di Meta per finalità diverse da quelle sopra elencate. Non vendiamo, noleggiamo né scambiamo i dati di Meta con terzi. Non utilizziamo i dati di Meta per creare profili pubblicitari al di fuori dei servizi che hai espressamente sottoscritto.

3.3 Come Ooklo conserva e protegge i dati di Meta

• Luogo di conservazione: data center situati nell'Unione europea (conformi al GDPR).
• Cifratura: tutti i token OAuth e i dati sensibili sono cifrati sia a riposo (AES-256) sia in transito (TLS 1.2+).
• Controlli di accesso: solo il personale autorizzato di Ooklo, sulla base di una rigorosa necessità di conoscere, può accedere ai dati conservati, con registrazione degli accessi (log di audit).
• Conservazione: i dati di Meta sono conservati solo finché il tuo account Ooklo è attivo e l'integrazione è collegata. Vedi la sezione 7 per tutti i dettagli sulla conservazione.

3.4 Scollegare i tuoi account Meta

Puoi scollegare l'integrazione Facebook/Instagram in qualsiasi momento:

• Da Ooklo: Impostazioni → Integrazioni → Disconnetti.
• Direttamente da Facebook: Impostazioni → Integrazioni aziendali → Rimuovi Ooklo.

Al momento della disconnessione, i token OAuth vengono revocati immediatamente. I dati associati vengono cancellati entro 30 giorni, salvo quando la conservazione è imposta dalla legge (ad esempio i documenti di fatturazione).

3.5 Dati raccolti tramite l'Assistente Ooklo (Telegram e WhatsApp)

3.5.1 Dati che raccogliamo

Quando colleghi un numero Telegram o WhatsApp al tuo account Ooklo, riceviamo e conserviamo:

• Identificativi del canale: ID utente Telegram, ID chat Telegram, numero di telefono WhatsApp, nome visualizzato dell'attività su WhatsApp. Consentono all'Assistente di rivolgersi a te e di inviare le notifiche nella conversazione corretta.
• Metadati del profilo: nome, cognome, lingua preferita, immagine del profilo (quando il canale la rende disponibile).
• Contenuto dei messaggi: i messaggi che invii all'Assistente e le risposte dell'Assistente. Sono utilizzati per eseguire le tue richieste (avviare una campagna, rispondere a una recensione, consultare i tuoi indicatori) e per migliorare nel tempo la comprensione del bot. I messaggi non sono mai utilizzati a fini pubblicitari né venduti a terzi.
• Elementi di autenticazione: un magic link / token QR di breve durata per abbinare il tuo account di messaggistica al tuo pannello di controllo Ooklo al primo collegamento.
• Metadati operativi: data e ora dei messaggi, stato di consegna, latenza dei comandi, lingua rilevata. Sono utilizzati per l'affidabilità del prodotto e per analisi statistiche (aggregate, mai in forma che identifichi la persona).

3.5.2 Come li utilizziamo

• Eseguire le azioni che richiedi dalla chat: campagne, recensioni, prenotazioni, riepiloghi, avvisi, verifica del saldo, indicatori multisede.
• Inviarti le notifiche proattive che hai scelto di ricevere (riepilogo giornaliero, report settimanale, avviso di recensione negativa, avviso di cancellazione), nel rispetto delle fasce orarie di silenzio da te configurate.
• Generare brevi suggerimenti con l'aiuto dell'IA (bozze di risposta, testi per le campagne) tramite il nostro fornitore di IA sovrana. Ogni chiamata all'IA tratta solo il contesto strettamente necessario; la cronologia completa della conversazione non viene mai inviata.
• Fornire assistenza e risolvere gli incidenti (i tecnici intervengono solo quando necessario, con traccia di audit registrata).

3.5.3 Piattaforme di terzi coinvolte

L'Assistente si basa sulle API ufficiali di Telegram e di Meta (per WhatsApp Business). I dati personali sono trattati da questi fornitori in conformità alle loro informative sulla privacy, oltre che alla nostra:

• Telegram: vedi telegram.org/privacy.
• Meta / WhatsApp Business: vedi whatsapp.com/legal/business-privacy-policy.

3.5.4 Conservazione, durata e disconnessione

• Conservazione: i dati dell'Assistente risiedono nella stessa infrastruttura europea del resto della piattaforma Ooklo (OVHcloud, regione UE). I messaggi sono cifrati a riposo.
• Durata: la cronologia delle conversazioni è conservata finché il tuo account Ooklo è attivo. Puoi chiedere in qualsiasi momento la cancellazione della cronologia della chat senza eliminare il tuo account Ooklo.
• Disconnessione: in qualsiasi momento, invia /unlink all'Assistente oppure rimuovi l'integrazione da Impostazioni → Integrazioni → Assistente. I token vengono revocati immediatamente; i dati della chat associati vengono cancellati entro 30 giorni (salvo quando la conservazione è imposta dalla legge).
• Al di fuori dell'Assistente Ooklo: i messaggi scambiati con Ooklo tramite i canali di assistenza clienti tradizionali (email, modulo di contatto) sono disciplinati dal resto della presente informativa.

4. Perché trattiamo i tuoi dati

Trattiamo i tuoi dati personali per le seguenti finalità:

• Fornitura del Servizio: creazione, gestione e funzionamento del tuo account Ooklo; realizzazione delle campagne; pubblicazione di contenuti; visualizzazione delle statistiche.
• Assistenza clienti: risposta alle tue richieste, risoluzione dei problemi, supporto.
• Miglioramento del Servizio: analisi delle modalità di utilizzo per migliorare le funzionalità, correggere i malfunzionamenti e svilupparne di nuove.
• Comunicazione: invio di notifiche relative al Servizio, aggiornamenti sul prodotto e (con il tuo consenso) comunicazioni commerciali.
• Fatturazione: gestione dei pagamenti, emissione delle fatture, recupero degli importi non pagati.
• Sicurezza e prevenzione delle frodi: individuazione di accessi non autorizzati, abusi e attività fraudolente.
• Conformità normativa: adempimento dei nostri obblighi legali e regolamentari.

5. Base giuridica del trattamento

Trattiamo i tuoi dati personali sulla base di una o più delle seguenti basi giuridiche:

• Consenso: per cookie e strumenti di tracciamento, comunicazioni commerciali, funzionalità facoltative e integrazioni Meta.
• Esecuzione di un contratto: per fornire i servizi che hai sottoscritto.
• Legittimo interesse: per il miglioramento del Servizio, la prevenzione delle frodi e la prospezione commerciale B2B (nel bilanciamento con i tuoi diritti).
• Obbligo legale: per i documenti di fatturazione, gli adempimenti fiscali e le risposte alle autorità legittimate.

6. Con chi condividiamo i dati

Non vendiamo mai i tuoi dati personali. Li condividiamo esclusivamente con:

6.1 Fornitori di fiducia (subfornitori)

Che agiscono per nostro conto nel rispetto di rigorosi obblighi contrattuali e di accordi sul trattamento dei dati conformi al GDPR:

• Hosting e infrastruttura: tutti i nostri sub-responsabili per l'hosting si trovano nell'Unione europea.
  • OVH SAS: hosting dei dati a Roubaix, Francia.
  • Hetzner Online GmbH: capacità di calcolo aggiuntiva a Falkenstein/Norimberga (Germania) ed Helsinki (Finlandia).
  • Scaleway SAS: fornitore cloud francese, data center a Parigi e Amsterdam.
  • Backblaze B2 Cloud Storage: archiviazione a oggetti per backup e contenuti multimediali, regione UE (Amsterdam, Paesi Bassi). Tutti i bucket sono vincolati alla regione UE; nessun dato lascia l'UE.
• Pagamenti: Stripe (fornitore di servizi di pagamento conforme a PCI-DSS).
• Invio di email: Brevo, SendGrid o fornitori equivalenti di email transazionali.
• Gateway SMS: Infobip Ltd (attività nell'UE) per l'invio di SMS in tutta Europa. I numeri di cellulare sono trasmessi alle reti degli operatori tramite i canali A2P ufficiali di Infobip, sulla base di un accordo sul trattamento dei dati conforme al GDPR.
• Statistiche: Plausible / strumenti di analisi rispettosi della privacy (nessun dato personale).
• Strumenti di assistenza clienti: fornitori di sistemi di ticketing e di chat dal vivo.
• Piattaforme di gestione dei dati (DMP) e fornitori di gateway: per l'invio delle campagne e l'attivazione del pubblico.

6.2 Piattaforme collegate (con il tuo consenso)

Quando colleghi servizi esterni a Ooklo, i dati vengono scambiati con tali piattaforme tramite le loro API ufficiali, in conformità alle autorizzazioni che concedi:

• Meta: Facebook, Instagram e WhatsApp Business (Cloud API).
• Google: Google Business Profile, Google Ads.
• Telegram: Telegram Bot API per l'Assistente Ooklo.

6.3 Autorità e obblighi di legge

Possiamo comunicare dati personali quando lo impongono la legge o un provvedimento giudiziario, o per tutelare i nostri diritti.

7. Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati

• Dati dell'account attivo: conservati per la durata del tuo abbonamento.
• Dopo la chiusura dell'account: si applica un periodo di tolleranza di 30 giorni, durante il quale puoi riattivare l'account o esportare i tuoi dati; trascorso tale periodo, i dati dell'account vengono cancellati, salvo quando la conservazione è imposta dalla legge (vedi Fatturazione più sotto) o tecnicamente necessaria per i backup in corso (eliminati entro 60 giorni, vedi l'ultimo punto).
• Fatturazione: 10 anni (obbligo legale).
• Dati dei potenziali clienti: 3 anni dall'ultimo contatto.
• Cookie: 13 mesi al massimo.
• Dati dell'integrazione Meta: cancellati entro 30 giorni dalla disconnessione.
• Dati dell'Assistente Ooklo (Telegram e WhatsApp): cronologia delle conversazioni conservata finché il tuo account è attivo; cancellata entro 30 giorni dalla disconnessione o su richiesta.
• Backup: eliminati automaticamente entro 60 giorni.

8. Come proteggiamo i tuoi dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate, tra cui:

• Cifratura a riposo (AES-256) e in transito (TLS 1.2+).
• Rigorosi controlli di accesso (basati sui ruoli, principio del privilegio minimo).
• Registrazione delle operazioni sensibili (log di audit).
• Audit di sicurezza e test di penetrazione periodici.
• Protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita (Privacy by Design and by Default) nelle nostre pratiche di sviluppo.
• Valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA) per i trattamenti a rischio elevato.
• Formazione del personale in materia di protezione dei dati e sicurezza.

In caso di violazione dei dati che incida sui tuoi diritti, informeremo te e l'autorità di controllo competente entro 72 ore, in conformità al GDPR.

9. I tuoi diritti

Ai sensi del GDPR, disponi dei seguenti diritti sui tuoi dati personali:

• Diritto di accesso: ottenere conferma del trattamento e una copia dei tuoi dati.
• Diritto di rettifica: correggere dati inesatti o incompleti.
• Diritto alla cancellazione ("diritto all'oblio"): chiedere la cancellazione dei tuoi dati.
• Diritto di limitazione del trattamento: limitare il trattamento dei tuoi dati.
• Diritto alla portabilità dei dati: ricevere i tuoi dati in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico.
• Diritto di opposizione: opporti al trattamento, in particolare a fini di marketing diretto.
• Diritto di revocare il consenso: in qualsiasi momento, quando il trattamento si basa sul consenso.
• Diritto di impartire disposizioni post mortem: sulla conservazione, la cancellazione e la comunicazione dei tuoi dati dopo la morte.
• Diritto di proporre reclamo: a un'autorità di controllo. I residenti nel Regno Unito possono rivolgersi all'ICO; i residenti nell'UE possono rivolgersi alla propria autorità nazionale di protezione dei dati (ad esempio la CNIL in Francia, l'AEPD in Spagna).

Per esercitare i tuoi diritti, scrivi a dpo@ooklo.com. Ti risponderemo entro un mese.

10. Come chiedere la cancellazione dei dati

La tua richiesta deve contenere:

• Nome e cognome e l'indirizzo email associato al tuo account Ooklo;
• La conferma che desideri cancellare tutti i dati, oppure l'indicazione di specifici insiemi di dati (ad esempio solo i dati di Meta);
• La copia di un documento d'identità (per prevenire il furto d'identità).

Entro 30 giorni dal ricevimento di una richiesta valida:

• Tutti i tuoi dati personali saranno cancellati definitivamente dai nostri sistemi attivi;
• I token OAuth (Meta, Google, ecc.) saranno revocati;
• Le copie di backup saranno eliminate entro ulteriori 60 giorni;
• I dati soggetti a un obbligo legale di conservazione (ad esempio la fatturazione) saranno archiviati in modo sicuro fino alla scadenza del termine di legge e poi cancellati.

Riceverai una conferma scritta al termine della cancellazione.

Cancellazione diretta dei dati di Meta: puoi anche chiedere la cancellazione dei dati specifici di Meta direttamente dalle impostazioni di Facebook (Impostazioni → App e siti web → Ooklo → Rimuovi). La rimozione attiva la cancellazione automatica dei dati da parte nostra entro 30 giorni.

11. Contatti e RPD

12. Trasferimenti internazionali di dati

I tuoi dati personali sono trattati principalmente nell'Unione europea. Quando i dati sono trasferiti verso paesi terzi, ci assicuriamo che siano adottate garanzie adeguate (clausole contrattuali tipo, decisioni di adeguatezza o altri meccanismi conformi al GDPR).

13. Cookie

Utilizziamo cookie per il funzionamento essenziale del sito (preferenze di lingua, gestione della sessione) e per la misurazione dell'audience. Puoi configurare il tuo browser per rifiutare i cookie, anche se ciò può incidere sul funzionamento del sito.

14. Aggiornamenti della presente informativa

Possiamo aggiornare la presente informativa sulla privacy in qualsiasi momento. La versione aggiornata sarà pubblicata su questa pagina con la data dell'ultimo aggiornamento. In caso di modifiche sostanziali, te ne daremo comunicazione via email o tramite la piattaforma Ooklo.

Ultimo aggiornamento: aprile 2026