VICMEDIA LTD, exerçant sous le nom commercial Ooklo, traite des données personnelles pour son propre compte et pour le compte de ses clients et partenaires commerciaux. Nous nous engageons à ce que nos systèmes et nos pratiques soient conformes au règlement général européen sur la protection des données (règlement (UE) 2016/679, le « RGPD »).
Ooklo (ci-après « nous », « notre », « nos ») agit en qualité de responsable du traitement au sens du RGPD pour les opérations de traitement décrites dans la présente charte. Lorsque nous traitons des données pour le compte de nos clients (par exemple, les listes de clients qu'ils importent sur la plateforme), nous agissons en qualité de sous-traitant, sur leurs instructions.
Nous nous engageons à respecter la réglementation applicable et à protéger les données personnelles de nos partenaires, fournisseurs, utilisateurs, visiteurs et de toute autre personne concernée (« vous », « votre », « vos »). La fonction de délégué à la protection des données est assurée en interne par VICMEDIA LTD.
1. Champ d'application
La présente charte décrit la manière dont nous traitons les données personnelles via notre site ooklo.com, la plateforme Ooklo et l'Ooklo Assistant disponible sur Telegram et WhatsApp (ensemble, le « Service »).
Elle s'applique à toute opération (« traitement ») effectuée sur des informations permettant de vous identifier directement ou indirectement (« données personnelles »).
Lorsque nous fournissons des services à nos clients professionnels, nous pouvons agir en qualité de sous-traitant pour leur compte. Dans ce cas, il appartient au client (agissant en qualité de responsable du traitement) d'informer les personnes concernées au moyen de ses propres politiques de confidentialité.
2. Quelles données personnelles nous traitons et pourquoi
Conformément au principe de minimisation des données, nous ne collectons que les données strictement nécessaires à la finalité poursuivie, et nous facilitons l'exercice de leurs droits par les personnes concernées.
2.1 Données de compte et de contact
Lorsque vous créez un compte Ooklo ou que vous nous contactez, nous pouvons collecter :
- Prénom, nom, adresse email ;
- Numéro de téléphone, nom de l'entreprise, fonction, secteur d'activité (facultatif) ;
- Adresse de facturation et identifiants fiscaux, le cas échéant ;
- Tout message ou toute demande que vous nous adressez, y compris l'inscription à la newsletter.
2.2 Listes de clients importées
Les clients d'Ooklo peuvent importer leurs propres listes de contacts (leurs clients finaux, prospects, adhérents) sur la plateforme afin de mener des campagnes. Pour ces données, le client qui les importe agit en qualité de responsable du traitement et Ooklo en qualité de sous-traitant, dans le cadre d'un contrat de traitement des données (DPA).
2.3 Données de prospects de la Marketplace
Via la Marketplace Ooklo, les clients peuvent louer des fichiers de prospects qualifiés pour la durée d'une seule campagne. Ces données proviennent de partenaires sous licence qui opèrent selon leurs propres mentions d'information de collecte conformes au RGPD. Elles sont fournies à Ooklo sous garanties contractuelles et mises à la disposition des clients uniquement campagne par campagne. Elles ne peuvent être ni exportées ni conservées au-delà de la campagne.
2.4 Données d'utilisation de la plateforme et de connexion
Lorsque vous utilisez notre site ou la plateforme, nous collectons automatiquement :
- Adresse IP, type de navigateur, appareil, système d'exploitation, langue, fuseau horaire ;
- Pages consultées, fonctionnalités utilisées, clics, durée de session, URL de provenance ;
- Cookies et traceurs similaires (voir la section 9 ci-dessous).
2.5 Données de l'Ooklo Assistant (Telegram & WhatsApp)
Lorsque vous connectez l'Ooklo Assistant à votre compte, nous traitons les identifiants de canal (identifiant utilisateur et identifiant de conversation Telegram, numéro de téléphone WhatsApp et nom d'affichage professionnel), les métadonnées de profil, les messages que vous échangez avec l'Assistant, des jetons d'appairage de courte durée et des métadonnées opérationnelles (horodatages, statut de distribution, latence des commandes). Les données Telegram sont traitées via la Telegram Bot API officielle ; les données WhatsApp sont traitées via l'API WhatsApp Business Cloud de Meta.
Les données de conversation sont conservées pendant toute la durée de votre abonnement et effacées dans les 30 jours suivant la déconnexion ou sur demande expresse. Tous les détails (y compris la minimisation du contexte transmis à l'IA et la procédure de déconnexion) figurent dans notre Politique de confidentialité, section 3.5.
2.6 Comment nous utilisons les données
Nous pouvons utiliser ces données personnelles pour :
- Fournir le Service auquel vous avez souscrit et gérer votre compte ;
- Vous envoyer des informations sur les évolutions du produit, des notifications de service et (avec votre consentement) des communications commerciales concernant Ooklo ;
- Traiter les paiements, émettre les factures et recouvrer les impayés ;
- Assurer l'assistance, résoudre les incidents et améliorer le Service ;
- Détecter la fraude, les abus et les accès non autorisés ;
- Respecter nos obligations légales et réglementaires.
2.7 Comment nous vous contactons
Selon les coordonnées que vous nous avez fournies et vos préférences de communication, nous pouvons vous joindre par :
- Message électronique (email, SMS, notification dans l'application) ;
- Téléphone, lorsque vous avez demandé à être rappelé ou pour des problèmes critiques liés au service ;
- Courrier postal, dans des cas limités (contrats, notifications légales).
Vous pouvez modifier vos préférences de communication à tout moment depuis les paramètres de votre compte ou en nous contactant à l'adresse contact@ooklo.com.
3. Bases légales du traitement
Ooklo traite les données personnelles sur le fondement d'une ou plusieurs des bases légales suivantes :
- Votre consentement : lorsque vous envoyez un formulaire de contact, vous inscrivez à notre newsletter ou acceptez le dépôt de cookies et de traceurs sur votre appareil.
- L'exécution d'un contrat : la collecte des données personnelles de nos clients et utilisateurs est nécessaire pour fournir le Service auquel vous avez souscrit (gestion du compte, exécution des campagnes, facturation).
- L'intérêt légitime : pour l'amélioration du service, la sécurité et la prévention de la fraude, la prospection B2B et les analyses statistiques. Nous veillons en permanence à ce que notre intérêt légitime reste équilibré au regard de vos droits et libertés.
- L'obligation légale : pour la tenue des registres comptables et fiscaux, les réponses aux demandes légalement fondées des autorités et les autres exigences réglementaires.
4. Comment nous collectons les données
4.1 Cookies sur votre appareil
Nous utilisons des cookies et des technologies similaires pour le fonctionnement essentiel du site, la mesure d'audience et (avec votre consentement) l'analyse statistique. Voir la section 9 ci-dessous.
4.2 Formulaires et création de compte
Lorsque vous créez un compte Ooklo, demandez une démonstration, envoyez un formulaire de contact ou souscrivez à une offre payante, vous nous fournissez directement des données personnelles. Nous ne collectons que ce qui est nécessaire pour fournir le service demandé.
4.3 Téléphone et email
Lorsque vous contactez nos équipes d'assistance ou commerciales par téléphone ou par email, nous pouvons consigner le contenu de l'échange (et non l'enregistrement audio) afin de donner suite à votre demande et de conserver une trace fidèle de la conversation. Vous pouvez exercer vos droits sur ces données à tout moment.
4.4 Collecte indirecte
Dans certains cas B2B limités, nous pouvons obtenir des coordonnées professionnelles auprès de tiers ou de sources publiques (sites d'entreprises, données ouvertes, registres du commerce) à des fins de prospection. Dans tous ces cas, nous :
- Signons un contrat avec la source tierce ;
- Informons les personnes concernées du transfert de leurs données dans nos fichiers ;
- Enregistrons la source des données afin d'en assurer la traçabilité ;
- Indiquons aux personnes concernées comment exercer leurs droits.
5. Qui peut accéder à vos données personnelles ?
Nous ne vendons jamais vos données personnelles. Nous les partageons uniquement avec les catégories de destinataires suivantes, dans le cadre d'obligations contractuelles strictes et de contrats de traitement des données conformes au RGPD :
5.1 Prestataires de confiance (sous-traitants)
Agissant pour notre compte afin de fournir le Service :
- Hébergement et infrastructure : tous les sous-traitants ultérieurs sont situés dans l'Union européenne, à savoir OVH SAS (Roubaix, France), Hetzner Online GmbH (Falkenstein/Nuremberg, Allemagne et Helsinki, Finlande), Scaleway SAS (Paris et Amsterdam) et Backblaze B2 Cloud Storage sur sa région UE (Amsterdam, Pays-Bas). Ooklo est hébergé à 100 % dans l'Union européenne ; aucune donnée ne quitte l'UE.
- Intelligence artificielle : Mistral AI (France), utilisé pour les fonctionnalités de génération de contenu et les outils d'assistance.
- Paiements : Stripe (prestataire de paiement conforme à la norme PCI-DSS) ; Ooklo ne stocke pas les numéros de carte complets.
- Envoi d'emails : prestataires d'emails transactionnels (par exemple Brevo, SendGrid) utilisés pour envoyer les notifications de service et les campagnes des clients.
- Envoi de SMS : Infobip Ltd (activités dans l'UE) pour l'envoi de SMS dans toute l'Europe, dans le cadre d'un contrat de traitement des données conforme au RGPD.
- Outils d'assistance client : prestataires de gestion de tickets et de chat en direct utilisés pour répondre à vos demandes.
5.2 Plateformes connectées (avec votre consentement)
Lorsque vous connectez des services externes (Meta/Facebook/Instagram, Google, etc.) à Ooklo, des données sont échangées avec ces plateformes via leurs API officielles, conformément aux autorisations que vous accordez.
5.3 Partenaires de données de la Marketplace
Pour les données de prospects de la Marketplace, nous travaillons avec des fournisseurs de données sous licence qui fournissent des données de contact louées pour une campagne. Ces partenaires agissent en qualité de responsables du traitement indépendants pour la collecte des données, et en qualité de sous-traitants lorsqu'ils les livrent pour votre campagne. Tous les partenaires sont contractuellement tenus de respecter le RGPD et les droits des personnes concernées.
5.4 Autorités et obligations légales
Nous pouvons communiquer des données personnelles aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi ou une décision de justice l'exige, ou pour défendre nos droits, ou encore aux établissements financiers et aux forces de l'ordre afin de prévenir ou de détecter une fraude, lorsque cette communication est nécessaire.
Nous veillons, par voie contractuelle, à ce que tous les tiers agissant pour notre compte n'agissent que sur nos instructions, mettent en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées et n'utilisent pas vos données à des fins autres que celles que nous avons autorisées. Sauf mention contraire expresse, les conditions de traitement et vos droits auprès de ces prestataires sont équivalents à ceux décrits dans la présente charte.
6. Durée de conservation de vos données
Nous ne conservons les données personnelles que pendant la durée strictement nécessaire aux finalités décrites dans la présente charte et dans la mesure requise par la loi applicable. Les durées de conservation dépendent de la nature de la relation (client ou prospect), de l'activité concernée et des usages du secteur.
| Catégorie de données | Durée de conservation |
|---|---|
| Données d'un compte actif | Durée de l'abonnement |
| Données après la fermeture du compte | Délai de grâce de 30 jours (période de réactivation / d'export), puis suppression (sous réserve des obligations légales de conservation et d'une purge des sauvegardes sous 60 jours) |
| Données de facturation et factures | 10 ans (obligation légale) |
| Données de prospects | 3 ans à compter du dernier contact |
| Données de prospects de la Marketplace (par campagne) | Supprimées à la fin de chaque campagne |
| Cookies | 13 mois maximum |
| Journaux serveur | 12 mois |
| Sauvegardes | Purgées sous 60 jours |
Les données des clients sont conservées pendant toute la durée de la relation commerciale. En cas de procédure judiciaire ou administrative, les données peuvent être conservées pendant la durée nécessaire au règlement de l'affaire.
7. Transferts internationaux de données
Ooklo est hébergé exclusivement dans l'Union européenne (chez OVH en France, Hetzner en Allemagne et en Finlande, Scaleway en France et aux Pays-Bas, et Backblaze B2 dans sa région UE aux Pays-Bas), et nous mettons tout en œuvre pour conserver les données personnelles au sein de l'UE/EEE.
Lorsque des données doivent être transférées à un prestataire situé dans un pays tiers, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient en place (clauses contractuelles types, décision d'adéquation de la Commission européenne ou tout autre mécanisme de transfert conforme au RGPD) afin de maintenir un niveau de protection équivalent.
8. Comment nous protégeons vos données
Nous traitons vos données de manière à garantir un niveau de sécurité approprié, grâce à des mesures techniques et organisationnelles, notamment :
- Chiffrement au repos (AES-256) et en transit (TLS 1.2+) ;
- Contrôles d'accès stricts fondés sur les rôles et principe du moindre privilège ;
- Journalisation d'audit des opérations sensibles ;
- Audits de sécurité et tests d'intrusion réguliers ;
- Une démarche de « protection des données dès la conception et par défaut » (Privacy by Design and by Default) dans le développement du produit ;
- Analyses d'impact relatives à la protection des données (AIPD) pour les traitements à risque élevé ;
- Formation du personnel à la protection des données et à la sécurité de l'information.
En cas de violation de données personnelles susceptible de porter atteinte à vos droits et libertés, nous vous en informerons, ainsi que l'autorité de contrôle compétente, dans un délai de 72 heures, conformément au RGPD.
9. Cookies et traceurs
Nous utilisons des cookies pour le fonctionnement essentiel du site (préférences de langue, gestion des sessions, sécurité) et, avec votre consentement, pour la mesure d'audience. Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les cookies, mais cela peut affecter le fonctionnement du site.
Pour tous les détails, consultez la section consacrée aux cookies de notre Politique de confidentialité. Vous pouvez revoir vos choix en matière de cookies à tout moment via le bandeau de consentement de notre site.
10. Vos droits
Vous disposez sur vos données personnelles de droits qui vous permettent d'y accéder, de les rectifier, d'en limiter le traitement, d'en obtenir la portabilité ou de les faire supprimer :
| Droit | Ce qu'il vous permet de faire |
|---|---|
| Accès | Obtenir la confirmation que nous traitons vos données et en recevoir une copie. |
| Rectification | Corriger des données inexactes ou incomplètes. |
| Opposition | Vous opposer au traitement (sauf lorsqu'il repose sur un contrat, une obligation légale ou des intérêts vitaux). |
| Effacement | Faire supprimer vos données (sauf si une obligation légale ou l'intérêt public impose de les conserver). |
| Portabilité | Recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine (lorsque le traitement repose sur le consentement ou sur un contrat). |
| Limitation | Limiter la manière dont nous traitons vos données dans certaines circonstances précises. |
| Directives post-mortem | Définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données après votre décès. |
| Retrait du consentement | Retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur le consentement. |
| Réclamation | Introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle si vous estimez que nous n'avons pas traité votre demande correctement. |
Ces droits peuvent être exercés à tout moment, sous certaines conditions. Nous vous répondrons dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande.
11. Comment exercer vos droits
Responsable du traitement : VICMEDIA LTD (exerçant sous le nom commercial Ooklo)
126 Aldersgate Street, London, England, EC1A 4JQ
Contact : contact@ooklo.com
Pour exercer vos droits, écrivez-nous à contact@ooklo.com en indiquant en objet « Demande d'exercice de droits RGPD ».
Afin que nous puissions traiter votre demande rapidement et correctement, merci d'indiquer vos nom et prénom, l'adresse email associée à votre compte Ooklo, une adresse postale et un numéro de téléphone. Pour certaines demandes (droit d'accès, droit à la portabilité, demandes formulées par des héritiers), et afin de vous protéger contre l'usurpation d'identité, nous pouvons vous demander de joindre une copie d'une pièce d'identité ainsi que toute autre information nécessaire à la vérification de votre demande.
Droit à l'oubli : vos données personnelles seront effacées de nos systèmes actifs dans un délai d'un mois à compter de la réception d'une demande valide. Les copies de sauvegarde sont purgées dans un délai supplémentaire de 60 jours. Les données soumises à une obligation légale de conservation (par exemple la facturation) seront archivées de manière sécurisée jusqu'à l'expiration du délai légal, puis supprimées.
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de notre autorité de contrôle chef de file (l'Information Commissioner's Office du Royaume-Uni, ICO) ou, si vous résidez dans l'UE, auprès de l'autorité de protection des données de votre pays (par exemple la CNIL en France ou l'AEPD en Espagne).
12. Modifications de la présente charte
Nous pouvons modifier la présente charte à tout moment. La version révisée sera publiée sur cette page avec la date de sa dernière mise à jour. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par email ou via la plateforme Ooklo.
Dernière mise à jour : avril 2026
Adapté avec l'autorisation de notre partenaire de données.