A VICMEDIA LTD, que opera sob o nome comercial Ooklo, trata dados pessoais por conta própria e por conta dos seus clientes e parceiros comerciais. Estamos empenhados em garantir que os nossos sistemas e práticas cumprem o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados europeu (Regulamento (UE) 2016/679, o "RGPD").
A Ooklo (doravante "nós") atua como responsável pelo tratamento, na aceção do RGPD, relativamente às operações de tratamento descritas na presente política. Quando tratamos dados por conta dos nossos clientes (por exemplo, as listas de clientes que carregam na plataforma), atuamos como subcontratante, segundo as instruções destes.
Comprometemo-nos a cumprir a regulamentação aplicável e a proteger os dados pessoais dos nossos parceiros, fornecedores, utilizadores, visitantes e de qualquer outro titular dos dados. As funções de encarregado da proteção de dados são exercidas internamente pela VICMEDIA LTD.
1. Âmbito de aplicação
A presente política descreve a forma como tratamos dados pessoais através do nosso site ooklo.com, da plataforma Ooklo e do Assistente Ooklo disponível no Telegram e no WhatsApp (em conjunto, o "Serviço").
Aplica-se a qualquer operação ("tratamento") efetuada sobre informações que permitam identificar o titular, direta ou indiretamente ("dados pessoais").
Quando prestamos serviços aos nossos clientes empresariais, podemos atuar como subcontratante por conta destes. Nesse caso, cabe ao cliente (na qualidade de responsável pelo tratamento) informar os titulares dos dados através dos seus próprios avisos de privacidade.
2. Que dados pessoais tratamos e porquê
Em conformidade com o princípio da minimização dos dados, recolhemos apenas os dados estritamente necessários para a finalidade pretendida e facilitamos o exercício dos direitos dos titulares.
2.1 Dados de conta e de contacto
Quando cria uma conta Ooklo ou nos contacta, podemos recolher:
- Nome, apelido, endereço de e-mail;
- Número de telefone, nome da empresa, cargo, setor de atividade (facultativos);
- Morada de faturação e identificadores fiscais, quando aplicável;
- Qualquer mensagem ou pedido que nos envie, incluindo a subscrição da newsletter.
2.2 Listas de clientes carregadas na plataforma
Os clientes da Ooklo podem carregar as suas próprias listas de contactos (os seus clientes finais, potenciais clientes, associados) na plataforma para realizar campanhas. Relativamente a esses dados, o cliente que os carrega atua como responsável pelo tratamento e a Ooklo atua como subcontratante, nos termos de um acordo de tratamento de dados.
2.3 Dados de potenciais clientes do Marketplace
Através do Marketplace da Ooklo, os clientes podem alugar conjuntos de dados de potenciais clientes qualificados para uma única campanha. Estes dados provêm de parceiros licenciados que dispõem dos seus próprios avisos de recolha conformes com o RGPD, são fornecidos à Ooklo com garantias contratuais e disponibilizados aos clientes apenas campanha a campanha. Não podem ser exportados nem conservados para além da campanha.
2.4 Dados de utilização da plataforma e de ligação
Quando utiliza o nosso site ou a plataforma, recolhemos automaticamente:
- Endereço IP, tipo de navegador, dispositivo, sistema operativo, idioma, fuso horário;
- Páginas visitadas, funcionalidades utilizadas, cliques, duração da sessão, URL de origem;
- Cookies e rastreadores semelhantes (ver secção 9 abaixo).
2.5 Dados do Assistente Ooklo (Telegram e WhatsApp)
Quando liga o Assistente Ooklo à sua conta, tratamos os identificadores do canal (ID de utilizador e ID de conversa do Telegram, número de telefone e nome de apresentação comercial do WhatsApp), os metadados do perfil, as mensagens trocadas com o Assistente, tokens de associação de curta duração e metadados operacionais (horas, estado de entrega, latência dos comandos). Os dados do Telegram são tratados através da API oficial Telegram Bot API; os dados do WhatsApp são tratados através da WhatsApp Business Cloud API da Meta.
Os dados das conversas são conservados durante a vigência da sua subscrição e apagados no prazo de 30 dias após a desassociação ou mediante pedido expresso. Os pormenores completos (incluindo a minimização do contexto enviado à IA e o procedimento de desassociação) constam da nossa Política de Privacidade, secção 3.5.
2.6 Como utilizamos os dados
Podemos utilizar estes dados pessoais para:
- Prestar o Serviço que subscreveu e gerir a sua conta;
- Enviar informações sobre a evolução do produto, notificações de serviço e (com o seu consentimento) comunicações de marketing sobre a Ooklo;
- Processar pagamentos, emitir faturas e cobrar montantes em dívida;
- Prestar apoio, resolver incidentes e melhorar o Serviço;
- Detetar fraudes, abusos e acessos não autorizados;
- Cumprir as nossas obrigações legais e regulamentares.
2.7 Como o contactamos
Em função dos dados de contacto que nos forneceu e das suas preferências de comunicação, podemos contactá-lo por:
- Mensagem eletrónica (e-mail, SMS, notificação na aplicação);
- Telefone, quando tiver pedido que o contactemos ou em caso de questões críticas para o serviço;
- Correio postal, em casos limitados (contratos, notificações legais).
Pode alterar as suas preferências de comunicação a qualquer momento nas definições da sua conta ou escrevendo para contact@ooklo.com.
3. Fundamentos de licitude do tratamento
A Ooklo trata dados pessoais com base num ou mais dos seguintes fundamentos:
- O seu consentimento: quando envia um formulário de contacto, subscreve a nossa newsletter ou aceita a instalação de cookies e rastreadores no seu dispositivo.
- Execução de um contrato: a recolha de dados pessoais dos nossos clientes e utilizadores é necessária para prestar o Serviço subscrito (gestão da conta, execução das campanhas, faturação).
- Interesses legítimos: para a melhoria do Serviço, a segurança e a prevenção de fraudes, a prospeção B2B e as análises estatísticas. Avaliamos continuamente se os nossos interesses legítimos estão em equilíbrio com os seus direitos e liberdades.
- Obrigação jurídica: para os registos contabilísticos e fiscais, as respostas a pedidos legítimos das autoridades e outras exigências regulamentares.
4. Como recolhemos os dados
4.1 Cookies no seu dispositivo
Utilizamos cookies e tecnologias semelhantes para o funcionamento essencial do site, a medição de audiências e (com o seu consentimento) análises. Ver secção 9 abaixo.
4.2 Formulários e criação de conta
Quando cria uma conta Ooklo, pede uma demonstração, envia um formulário de contacto ou subscreve um plano pago, fornece-nos diretamente dados pessoais. Recolhemos apenas o necessário para prestar o serviço solicitado.
4.3 Telefone e e-mail
Quando contacta as nossas equipas de apoio ou comerciais por telefone ou e-mail, podemos registar o conteúdo da conversa (não o áudio) para dar seguimento ao seu pedido e manter um registo fiel da conversa. Pode exercer os seus direitos sobre estes dados a qualquer momento.
4.4 Recolha indireta
Em situações B2B limitadas, podemos obter dados de contacto profissionais junto de terceiros ou de fontes públicas (sites de empresas, dados abertos, registos comerciais) para fins de prospeção. Em todos estes casos:
- Celebramos um contrato com a fonte terceira;
- Informamos os titulares da transferência dos seus dados para os nossos ficheiros;
- Registamos a origem dos dados para garantir a sua rastreabilidade;
- Informamos os titulares sobre a forma de exercerem os seus direitos.
5. Quem pode aceder aos seus dados pessoais?
Nunca vendemos os seus dados pessoais. Partilhamo-los apenas com as seguintes categorias de destinatários, mediante obrigações contratuais rigorosas e acordos de tratamento de dados conformes com o RGPD:
5.1 Prestadores de serviços de confiança (subcontratantes)
Atuam por nossa conta para prestar o Serviço:
- Alojamento e infraestrutura: todos os subcontratantes estão localizados na União Europeia: OVH SAS (Roubaix, França), Hetzner Online GmbH (Falkenstein/Nuremberga, Alemanha, e Helsínquia, Finlândia), Scaleway SAS (Paris e Amesterdão) e Backblaze B2 Cloud Storage na sua região europeia (Amesterdão, Países Baixos). A Ooklo está alojada 100% na União Europeia; nenhum dado sai da UE.
- Inteligência artificial: Mistral AI (França), utilizada nas funcionalidades de geração de conteúdos e nas ferramentas de assistência.
- Pagamentos: Stripe (prestador de serviços de pagamento conforme com a norma PCI-DSS); a Ooklo não armazena os números completos dos cartões.
- Envio de e-mails: prestadores de e-mail transacional (por exemplo, Brevo, SendGrid) utilizados para enviar as notificações de serviço e as campanhas dos clientes.
- Envio de SMS: Infobip Ltd (operações na UE) para o envio de SMS em toda a Europa, nos termos de um acordo de tratamento de dados conforme com o RGPD.
- Ferramentas de apoio ao cliente: prestadores de sistemas de pedidos de assistência (tickets) e de conversação em direto utilizados para responder aos seus pedidos.
5.2 Plataformas ligadas (com o seu consentimento)
Quando liga serviços externos (Meta/Facebook/Instagram, Google, etc.) à Ooklo, os dados são trocados com essas plataformas através das respetivas API oficiais, de acordo com as permissões que conceder.
5.3 Parceiros de dados do Marketplace
Para os dados de potenciais clientes do Marketplace, trabalhamos com fornecedores de dados licenciados que disponibilizam dados de contacto alugados por campanha. Estes parceiros atuam como responsáveis pelo tratamento independentes na recolha dos dados e como subcontratantes quando os entregam para a sua campanha. Todos os parceiros estão contratualmente obrigados a cumprir o RGPD e a respeitar os direitos dos titulares dos dados.
5.4 Autoridades e exigências legais
Podemos divulgar dados pessoais a autoridades administrativas ou judiciais quando exigido por lei ou por decisão judicial, ou para proteger os nossos direitos, bem como a instituições financeiras e às autoridades policiais para prevenir ou detetar fraudes, quando essa divulgação for necessária.
Garantimos contratualmente que todos os terceiros que atuam por nossa conta operam apenas segundo as nossas instruções, aplicam medidas técnicas e organizativas adequadas e não utilizam os seus dados para finalidades diferentes das que autorizámos. Salvo indicação expressa em contrário, as condições de tratamento e os seus direitos perante estes prestadores são equivalentes aos descritos na presente política.
6. Durante quanto tempo conservamos os seus dados
Conservamos os dados pessoais apenas durante o período estritamente necessário para as finalidades descritas na presente política e conforme exigido pela legislação aplicável. Os prazos de conservação dependem da natureza da relação (cliente ou potencial cliente), da atividade em causa e das práticas do setor.
| Categoria de dados | Prazo de conservação |
|---|---|
| Dados de conta ativa | Durante a vigência da subscrição |
| Dados após o encerramento da conta | Período de tolerância de 30 dias (prazo para reativação / exportação), seguido de apagamento (salvo conservação legal e eliminação das cópias de segurança no prazo de 60 dias) |
| Registos de faturação | 10 anos (obrigação legal) |
| Dados de potenciais clientes | 3 anos a contar do último contacto |
| Dados de potenciais clientes do Marketplace (por campanha) | Apagados no final de cada campanha |
| Cookies | 13 meses no máximo |
| Registos (logs) do servidor | 12 meses |
| Cópias de segurança | Eliminadas no prazo de 60 dias |
Os dados dos clientes são conservados durante toda a relação comercial. Em caso de processo judicial ou administrativo, os dados podem ser conservados durante o tempo necessário à sua resolução.
7. Transferências internacionais de dados
A Ooklo está alojada exclusivamente na União Europeia, na OVH (França), na Hetzner (Alemanha / Finlândia), na Scaleway (França / Países Baixos) e na Backblaze B2 (região da UE, Países Baixos), e fazemos todos os esforços para manter os dados pessoais na UE/EEE.
Quando for necessário transferir dados para um prestador de serviços num país terceiro, garantimos a aplicação de garantias adequadas (cláusulas contratuais-tipo, decisão de adequação da Comissão Europeia ou qualquer outro mecanismo de transferência conforme com o RGPD), de modo a manter um nível de proteção equivalente.
8. Como protegemos os seus dados
Tratamos os seus dados de forma a garantir um nível de segurança adequado, através de medidas técnicas e organizativas, entre as quais:
- Cifragem em repouso (AES-256) e em trânsito (TLS 1.2+);
- Controlos de acesso rigorosos baseados em funções e no princípio do menor privilégio;
- Registo de auditoria das operações sensíveis;
- Auditorias de segurança e testes de intrusão regulares;
- Abordagem de proteção de dados desde a conceção e por defeito ("Privacy by Design and by Default") no desenvolvimento do produto;
- Avaliações de impacto sobre a proteção de dados (AIPD) para os tratamentos de risco elevado;
- Formação das equipas em proteção de dados e segurança da informação.
Em caso de violação de dados pessoais suscetível de afetar os seus direitos e liberdades, notificá-lo-emos, bem como à autoridade de controlo competente, no prazo de 72 horas, em conformidade com o RGPD.
9. Cookies e rastreadores
Utilizamos cookies para o funcionamento essencial do site (preferências de idioma, gestão de sessão, segurança) e, com o seu consentimento, para a medição de audiências. Pode configurar o seu navegador para recusar cookies, mas tal pode afetar o funcionamento do site.
Para mais pormenores, consulte a secção sobre cookies da nossa Política de Privacidade. Pode rever as suas escolhas sobre cookies a qualquer momento através da faixa de consentimento do nosso site.
10. Os seus direitos
Dispõe de direitos sobre os seus dados pessoais que lhe permitem aceder-lhes, retificá-los, limitar o seu tratamento, recebê-los num formato portável ou apagá-los:
| Direito | O que permite |
|---|---|
| Acesso | Obter a confirmação de que tratamos os seus dados e receber uma cópia dos mesmos. |
| Retificação | Retificar dados inexatos ou incompletos. |
| Oposição | Opor-se ao tratamento (salvo quando este se baseia num contrato, numa obrigação jurídica ou em interesses vitais). |
| Apagamento | Obter o apagamento dos seus dados (salvo quando exigido por obrigação jurídica ou por interesse público). |
| Portabilidade | Receber os seus dados num formato estruturado e de leitura automática (quando o tratamento se baseia no consentimento ou num contrato). |
| Limitação | Limitar o tratamento dos seus dados em determinadas circunstâncias. |
| Diretrizes post mortem | Definir diretrizes sobre a conservação, o apagamento e a comunicação dos seus dados após a sua morte. |
| Retirada do consentimento | Retirar o consentimento a qualquer momento, quando o tratamento se baseia neste. |
| Reclamação | Apresentar reclamação a uma autoridade de controlo, caso considere que não tratámos o seu pedido de forma adequada. |
Estes direitos podem ser exercidos a qualquer momento, sujeitos a determinadas condições. Responderemos com a maior brevidade possível e, no máximo, no prazo de um mês a contar da receção do seu pedido.
11. Como exercer os seus direitos
Responsável pelo tratamento: VICMEDIA LTD (nome comercial Ooklo)
126 Aldersgate Street, Londres, Inglaterra, EC1A 4JQ
Contacto: contact@ooklo.com
Para exercer os seus direitos, envie um e-mail para contact@ooklo.com com o assunto "Pedido de exercício de direitos RGPD".
Para que possamos tratar o seu pedido com rapidez e rigor, indique o seu nome completo, o endereço de e-mail associado à sua conta Ooklo, uma morada postal e um número de telefone. Para determinados pedidos (direito de acesso, direito de portabilidade, pedidos apresentados por herdeiros) e para o proteger contra a usurpação de identidade, podemos pedir-lhe que junte uma cópia de um documento de identificação e qualquer outra informação necessária para verificar o pedido.
Direito a ser esquecido: os seus dados pessoais serão apagados dos nossos sistemas ativos no prazo de um mês após a receção de um pedido válido. As cópias de segurança são eliminadas num prazo adicional de 60 dias. Os dados sujeitos a uma obrigação legal de conservação (por exemplo, a faturação) serão arquivados em segurança até ao termo do prazo legal e, em seguida, apagados.
Pode também apresentar reclamação junto da nossa autoridade de controlo principal (o Information Commissioner's Office do Reino Unido, ICO) ou, se residir na UE, junto da autoridade nacional de proteção de dados do seu país (como a CNPD em Portugal, a CNIL em França ou a AEPD em Espanha).
12. Atualizações da presente política
Podemos atualizar a presente política a qualquer momento. A versão revista será publicada nesta página com a data da última atualização. Em caso de alterações significativas, informá-lo-emos por e-mail ou através da plataforma Ooklo.
Última atualização: abril de 2026
Adaptado com autorização do nosso parceiro de dados.